Gedaan met laden. U bevindt zich op: Strategie formuleren: voorbereiden Stappenplan strategie formuleren

Strategie formuleren: voorbereiden

Goed begonnen is half gewonnen! Vooraleer je aan de slag kan met het opmaken en opvolgen van strategische plandocumenten, is een goede voorbereiding essentieel. Onderstaande stappen helpen je hierbij.

Wat?

Beschouw strategische planning als een project met een duidelijk projectplan vanaf de start. Je kan hiervoor de projectmethodologie van jouw entiteit of het stappenplan ‘Projectmanagement’ gebruiken.

Schaal je projectmanagement in functie van de omvang van de opdracht. Als je enkel de operationele doelstellingen wil aanpassen, zal je projectmanagement minder groot zijn dan wanneer je zowel de visie als de strategische en operationele doelstellingen in scope neemt.

Hoe?

  • Stap 1

    Via een projectscope bepaal je de grenzen van je project en verduidelijk je op een heldere manier waar je naartoe werkt.

    • Definieer wat de doelstelling of opdracht is van het strategische project: wat wil je bereiken? Wat behoort wel en niet tot de opdracht?
    • Bepaal de algemene planningshorizon: over welke tijdsspanne wil je de verschillende stappen van de strategische planning doorlopen? Wat zijn grote mijlpalen? Vanaf wanneer wil je toewerken naar de implementatie van de strategie?
    • Reflecteer over de tijd en middelen die je wil en kan inzetten om de strategieformulering uit te werken tijdens de verschillende stappen van het proces.
    • Geef de vrijheidsruimte aan die je hebt in de strategische oefening: kan je op een onbeperkte manier de missie, visie en doelstellingen in vraag stellen? Welke grenzen dien je vanuit regelgeving, management en beleid te respecteren?

    Tip: de doelstelling bepaalt de planningshorizon
    De planningshorizon is sterk afhankelijk van de concrete doelstelling van het strategisch project. Een strategie formuleer je gemiddeld voor de komende 3 tot 5 jaar, maar strategische beslissingen kunnen ook gericht zijn op de kortere of langere termijn. Bovendien is het niet in elk strategisch traject noodzakelijk om alle stappen van strategieformulering te doorlopen. Voorbeeld: de missie en waarden van een organisatie liggen doorgaans vast voor een langere termijn en dien je niet in elke strategische oefening in vraag te stellen.

  • Stap 2

    De juiste mensen betrekken bij het strategische project bepaalt een groot deel van het succes. Het is daarom belangrijk om grondig na te denken over de samenstelling van de verschillende teams en de concrete taakverdeling (wie doet wat?).

    Een projectstructuur bestaat doorgaans uit:

    • een projectleider die het project in goede banen leidt en als aanspreekpunt fungeert
    • een kern- of projectgroep die de projectleider ondersteunt en de voortgang van het project (mee) opvolgt
    • een stuurgroep die mee nadenkt en belangrijke projectbeslissingen en (tussentijdse) output valideert
    • eventuele werkgroepen die ideeën verder uitwerken, implementeren, …
    • eventuele externe begeleiding voor extern advies, een klankbordrol, procesbegeleiding, …
    • eventuele (interne of externe) experten die advies verlenen of als klankbord fungeren

    Een heldere beschrijving van de taken en rollen binnen een project vind je in het stappenplan ‘Projectmanagement’.

    Tip: organisatiebreed denken bij het bepalen van de projectstructuur
    Wie in de organisatie (over de afdelingen heen) kan het project mee dragen, draagvlak creëren, zinvolle input leveren, …? Reflecteer daarbij over het betrekken van de juiste mensen voor zowel de opmaak van het strategische plan, als de uitvoering ervan.

  • Stap 3

    Breng de actoren die je bij het strategische planningsproces dient te betrekken in kaart via een belanghebbendenmapping. Het sjabloon ‘Synthesematrix belanghebbendenmanagement’(Word bestand opent in nieuw venster) helpt je om een overzicht te krijgen aan de hand van de volgende vragen:

    • belanghebbenden(groepen): wie dien je te betrekken tijdens het strategisch planningsproces?
    • meerwaarde: waarom is het belangrijk om hen te betrekken? Wat zijn de gewenste resultaten?
    • tijdstip: wanneer dien je hen te betrekken?
    • mate van inspraak: is het nodig om hen te informeren, consulteren, adviseren, laten coproduceren of laten meebeslissen?

    Opgelet: een eenmalige analyse van de belanghebbenden is niet voldoende om een strategisch planningsproject tot een goed einde te brengen. Beschouw de analyse als een eerste basis en de matrix als levend document voor het belanghebbendenmanagement.

    Wil je meer weten over belanghebbendenmanagement en het invullen van de synthesematrix? Raadpleeg de webpagina ‘Belanghebbendenmanagement’.

    Tip: de belanghebbenden tijdig contacteren
    Wees vanaf de start zo duidelijk mogelijk over de verwachte rol van belanghebbenden in het gehele proces. Wees helder over wanneer en hoeveel elke belanghebbende wordt betrokken en over wat niet binnen de rol van de belanghebbende ligt en waarom.

  • Stap 4

    Een draagvlak voor een strategisch planningsproject begint en eindigt met heldere en wervende communicatie.

    • Maak een onderscheid tussen interne en externe communicatie.
    • Bepaal naar wie je zal communiceren, met welke boodschap, via welke kanalen, wanneer en met welke reden.
    • Plan meteen belangrijke communicatie- en terugkoppelingsmomenten in de agenda, zoals klankbordgroepen, workshops, communicatie over het proces naar alle belanghebbenden, …

    Om een goed overzicht te krijgen (en te houden) over de geplande communicatieacties, stel je een communicatieplan op. Wil je meer informatie of een handig sjabloon? Neem een kijkje op de webpagina ‘Communicatieplan’(opent in nieuw venster) van het stappenplan voor projectmanagement.

    Tip: communicatiestrategie vormgeven
    Gebruik de input die je hebt verzameld tijdens het in kaart brengen van de belanghebbenden om de communicatiestrategie vorm te geven.

  • Stap 5

    Werk een concreet stappenplan uit om de grote doelstellingen en mijlpalen van het strategische planningsproject op te volgen en te behalen. Er zijn meerdere manieren om een dergelijk stappenplan op te stellen: afhankelijk van de noden van de opdracht kan jouw planning meer of minder gedetailleerd zijn. Wel is het stappenplan een essentieel instrument om draagvlak en consensus te creëren over het doel, de aanpak en de inzet van (personeels)middelen in het strategische project. Het zorgt er ook voor dat je controle en beheersing houdt over het project tijdens de uitvoering.

    Je kan het stappenplan als volgt opstellen:

    • Deel het project op volgens de stappen van het stappenplan ‘Strategieformulering’. Afhankelijk van de scope van het project (zie stap 1 hierboven) zal je meer of minder fasen en stappen hebben.
    • Koppel de verschillende stappen aan duidelijke rollen, in lijn met de taakverdeling die werd bepaald (zie stap 2 hierboven).
    • Denk eraan om de acties rond communicatie en belanghebbendenmanagement in te plannen (zie stappen 3 en 4 hierboven).
  • Stap 6

    Ook al is het onmogelijk om alle risico’s op voorhand te voorspellen, toch is het belangrijk om factoren te identificeren die het proces kunnen hinderen. Op die manier kan je jezelf voorbereiden op risico’s en snel schakelen als deze zich voordoen.

    Met het sjabloon ‘Risicoregister’(Excel bestand opent in nieuw venster) kan je:

    • mogelijke risico’s oplijsten
    • een risicoscore toekennen op basis van de (ingeschatte) kans dat het risico zich voordoet en de vermoedelijke impact ervan op het project
    • strategieën, acties en verantwoordelijken op voorhand definiëren

    Meer informatie over mogelijke struikelblokken en geschikte strategieën tijdens het proces, vind je op de webpagina ‘Het proces begeleiden’.

  • Stap 7

    Samen met de projectgroep vat je de informatie van de bovenstaande stappen samen in het sjabloon ‘Projectinitiatiedocument (PID) strategie’(Word bestand opent in nieuw venster). Het afgewerkte document laat je valideren door de projectstuurgroep.

    Het PID strategie helpt je om een goede basis te leggen voor het project. Het is een instrument om alle betrokken partijen bewust te maken van de opdracht, de bedoeling, de projectstappen en de investering die je van hen (elk afzonderlijk) verwacht. Zo creëer je draagvlak en maak je de verwachtingen duidelijk.

    Het PID strategie dient ook als overeenkomst over de inzet en rol van alle betrokken partijen.