Gedaan met laden. U bevindt zich op: Hybride werken implementeren Organisatie

Hybride werken implementeren

Ben jij als HR-verantwoordelijke op zoek naar handvaten om hybride werken verder te optimaliseren of ingang te doen vinden in je organisatie? Op deze webpagina lees je meer over de principes van hybride werken en hoe je ermee aan de slag gaat in je entiteit

Voor wie?

  • Je bent HR-verantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
  • Je bent mee verantwoordelijk voor organisatieontwikkeling en zoekt ondersteuning op het vlak van hybride werken voor je departement of agentschap.

Wat is hybride werken?

Hybride werken is een arbeidsconcept dat omschrijft hoe medewerkers van de Vlaamse overheid hun opdrachten uitvoeren. Het is een vernieuwde kijk op het beleid rond plaats- en tijdsonafhankelijk werken, waarbij sterk de nadruk wordt gelegd op enkele principes.

  • Hybride werken draait om resultaatgericht werken en leidinggeven op basis van vertrouwen en dialoog. Personeelsleden werken hierbij vanuit verschillende werkomgevingen en -locaties samen, maar blijven verbonden door technologie en fysieke samenkomsten.
  • Het personeelslid kiest in overleg met de leidinggevende waar en wanneer die zijn werkactiviteiten uitvoert, en dit steeds:
    • in functie van de aard van de werkactiviteit de te behalen resultaten
    • met het organisatiebelang en klantenperspectief voorop
  • Ook integer werken en het belang van sociale cohesie, samenwerking en betrokkenheid staan centraal. Als werkgever heeft de Vlaamse overheid aandacht voor het mentaal en fysiek welzijn van personeelsleden. Ook als een functie niet toelaat om te telewerken, blijven deze andere principes belangrijk.

Alle personeelsleden van wie de functie zich ertoe leent moeten in principe de kans krijgen om hybride te kunnen werken.

Lees meer in de omzendbrief ‘Hybride werken binnen de Vlaamse overheid’(opent in nieuw venster).

Richtlijnen

Stel een afsprakenkader op

Je entiteit heeft de verantwoordelijkheid om de principes uit de omzendbrief door te vertalen naar de eigen specifieke context. Bespreek deze doorvertaling op het entiteitsoverlegcomité (EOC) en voer - waar nodig - aanpassingen door aan het arbeidsreglement.

Stel een afsprakenkader op rond hybride werken en zorg ervoor dat dit afsprakenkader eenvoudig raadpleegbaar is voor alle personeelsleden. Heeft je entiteit al een afsprakenkader? Bekijk dan welke aanpassingen nodig zijn in het kader van de nieuwe omzendbrief.

Lees meer over hoe je een afsprakenkader opmaakt.

Neem hybride werken op in het preventieplan en welzijnsplan

Neem het concept ‘hybride werken’ op in het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan ter bevordering van het welzijn op het werk. Doe dit aan de hand van een risicoanalyse(Word bestand) en neem de nodige preventiemaatregelen. Houd er rekening mee dat de maatregelen betrekking hebben op alle welzijnsdomeinen.

Voorzie materiaal, middelen en ondersteuning

Zorg ervoor dat er geïnvesteerd wordt in de nodige infrastructuur en arbeidsmiddelen op basis van de uit te voeren taken en behoeften van de personeelsleden. Bepaal dit samen met het lijnmanagement en betrek zeker ook de preventieadviseurs van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming. Lees meer over de uitrusting van de beeldschermwerkplek bij hybride werken.

Voorzie ook in de gepaste ondersteuning (advies, begeleiding, …) van personeelsleden en leidinggevenden.

Registreer en monitor

Heeft je entiteit personeelsleden die niet in aanmerking komen voor plaats- en tijdsonafhankelijk werken? Zorg ervoor dat dit centraal geregistreerd wordt. Ook de middelen die je ter beschikking stelt om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken moeten worden geregistreerd.

Het is hierbij belangrijk dat personeelsleden hun werklocatie in het personeelsregistratiesysteem (Vlimpers of een eigen registratiesysteem) registreren. Bezorg al deze gegevens aan het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) zodat de gegevens centraal kunnen worden opgevolgd.

Maak gebruik van het ondersteuningsaanbod

Afhankelijk van de principes waarop je binnen je eniteit inzet, kun je een beroep doen op specifieke ondersteuning:

Hoe implementeren?

Hybride werken draait om meer dan plaats- en tijdsonafhankelijk werken en een bijhorend afsprakenkader. Om hybride werken projectmatig en in zijn volledigheid te implementeren, ga je bij voorkeur stapsgewijs te werk. Doe dit participatief en laat belangrijke beslissingen valideren door het management van je entiteit.

Goed om te weten: hybride werken is een samenspel tussen de fysieke, digitale en mentale omgeving (‘bricks’, ‘bytes’ en ‘behaviour’). Werk daarom ook nauw samen met de collega’s die bezig zijn met facilities, IT en informatiemanagement.

Stappenplan

In onderstaand stappenplan vind je een aantal handvaten om hier verder mee aan de slag te gaan. Deze bouwstenen kun je doorvertalen en concreet omzetten naar de specifieke focus van je organisatie. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) kan je hierbij nog verder adviseren en je ondersteunen in het implementatietraject.

  • Stap 1

    Breng in deze fase de huidige situatie op het vlak van hybride werken in kaart. Doe dit samen met het management, maar ook met een ruimere groep van medewerkers. Sta stil bij de huidige beleving rond telewerk die op de werkvloer leeft.

    Ondersteunende tools

  • Stap 2

    Omschrijf in deze stap de visie van je entiteit op het hybride werken en de belangrijkste uitgangspunten. Besteed hierbij aandacht aan de verschillende perspectieven die bij hybride werken van belang zijn:

    • Wat begrijpt de entiteit onder de term ‘organisatiebelang’?
    • Hoe wordt het ‘klantenperspectief’ binnengebracht binnen de organisatie?
    • Wat zijn elementen die een rol spelen bij het individueel belang van het personeelslid?

    Breng ook de relaties tussen deze drie perspectieven in kaart. Zet deze stap samen met het management van je entiteit en communiceer hierover breed binnen je entiteit.

    Ondersteunende tools

  • Stap 3

    In deze stap bepaal je welke acties nodig zijn om hybride werken zoals geformuleerd in de omzendbrief te implementeren in je entiteit. Ga hierbij zowel uit van het perspectief van het personeel, de organisatie als van de klant. Een verandering kun je niet in een keer doorvoeren, bekijk daarom op welke principes je als entiteit prioritair wil inzetten. In deze stap is het vooral van belang om het management te engageren.

    Ondersteunende tools

  • Stap 4

    Tijdens deze stap bepaal je de effectieve stappen binnen je organisatie die nodig zijn om hybride werken in te voeren. Je giet deze stappen in een implementatieplan. Werk je met verschillende deelprojecten? Dan verloopt het implementatieplan ook per deelproject. Bouw in dit plan voor elke actie evaluatie- en meetmomenten in.

    Voer het plan uit en volg op. Voorzie in deze fase ook voldoende communicatie-initiatieven.

    Ondersteunende tools

  • Stap 5

    Na de invoering monitor en evalueer je in deze stap de implementatie van hybride werken aan de hand van je vastgelegde indicatoren en op basis van de resultaten van de monitoring van het/de (deel)project(en). Je kunt hierbij gebruik maken van de gegevens die verzameld zijn bij de algemene bevraging op niveau Vlaamse overheid en van de rapporteringsgegevens die je op departements- of agentschapsniveau hebt verzameld.

  • Stap 6

    Tref maatregelen om de implementatie van hybride werken bij te sturen en de visie van je organisatie te optimaliseren.