Hybride werken implementeren
Ben jij als HR-verantwoordelijke op zoek naar handvaten om hybride werken verder te optimaliseren? Op deze webpagina lees je meer over de principes van hybride werken en hoe je ermee aan de slag gaat in je entiteit
Voor wie?
- Je bent HR-verantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
- Je bent mee verantwoordelijk voor organisatieontwikkeling en zoekt ondersteuning op het vlak van hybride werken voor je departement of agentschap.
Hoe wordt hybride werken georganiseerd?
Hybride werken biedt belangrijke voordelen op individueel, organisatorisch en maatschappelijk vlak. Tegelijk blijven kwaliteitsvolle dienstverlening, samenwerking en organisatiebetrokkenheid essentieel. Daarom kiest de Vlaamse overheid voor een evenwichtige en doordachte invulling van hybride werken.
Binnen de diensten van de Vlaamse overheid geldt er een richtnorm van maximaal 50% thuiswerk op maandbasis. Concreet betekent dat dat personeelsleden minstens de andere de helft van hun werktijd op kantoor, een satellietwerkplek of bij de klant werken. Voor personeelsleden met een deeltijds werkregime geldt deze norm pro rata. Deze richtnorm ondersteunt een evenwichtige aanwezigheid op de werkvloer en versterkt de samenwerking en teamwerking.
De lijnmanager kan gemotiveerd afwijken van deze richtnorm, zowel naar boven als naar beneden. Dat kan wanneer de functiecontext of taakgebonden opdrachten dit verantwoorden of wanneer de beschikbare werkomgeving het niet toelaat om taken optimaal uit te voeren. Voor medewerkers met een inclusieprotocol blijven de afspraken gelden die daarin zijn opgenomen. Ook tijdelijke afwijkingen zijn mogelijk.
Principes van hybride werken
Afhankelijk van de activiteit kunnen het kantoor, de satellietwerkplek, bij de klant of de thuiswerkplek de meest aangewezen werkplek zijn. Het personeelslid kiest in overleg met de leidinggevende waar en wanneer die zijn werkactiviteiten uitvoert, en dit steeds:
- in functie van de aard van de werkactiviteit de te behalen resultaten
- met het organisatiebelang en klantenperspectief voorop
Vanuit de organisatie zijn flexibele werktijden mogelijk, op voorwaarde dat de continuïteit van de dienstverlening, de bereikbaarheid en de teamwerking gegarandeerd blijven. Duidelijke afspraken op individueel en teamniveau zijn daarbij belangrijk.
Integer werken en het belang van sociale cohesie, samenwerking en betrokkenheid staan centraal. Teams maken hierover gerichte afspraken met aandacht voor samenwerking en kennisdeling.
Leidinggevenden spelen een belangrijke rol in het realiseren van een werkbare hybride context.
Zij kunnen aan het personeelslid vragen om vaker op kantoor aanwezig te zijn, wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, teamwerking of opdrachten.
De leidinggevende kan hybride werken beperken, weigeren of tijdelijk intrekken om organisatorische of functiegebonden redenen, of wanneer een personeelslid de afspraken niet naleeft.
Als werkgever heeft de Vlaamse overheid aandacht voor het mentaal en fysiek welzijn van personeelsleden. Ook als een functie niet toelaat om te telewerken, blijven deze andere principes belangrijk.
Alle personeelsleden van wie de functie zich ertoe leent moeten in principe de kans krijgen om hybride te werken.
Lees meer in de omzendbrief VR 2026/KKBJ/BZ betreffende hybride werken binnen de Vlaamse overheid.
Richtlijnen
Pas het afsprakenkader aan
Je entiteit heeft de verantwoordelijkheid om de principes uit de omzendbrief door te vertalen naar de eigen specifieke context.
- Daarbij actualiseer je het bestaande afsprakenkader rond hybride werken en pas je het, waar nodig, aan.
- Deze aanpassing wordt besproken binnen het entiteitsoverlegcomité (EOC).
- Zijn er bepalingen rond hybride werken opgenomen in het arbeidsreglement of de bijlagen ervan? Dan moet je die deze aanpassen volgens de geldende procedure voor wijziging van het arbeidsreglement.
Communiceer duidelijk over de geactualiseerde afspraken en stel ze op een toegankelijke manier ter beschikking aan alle personeelsleden.
Zie ook verder op deze pagina: ‘Aanpassen van het afsprakenkader’
Neem hybride werken op in het preventieplan en welzijnsplan
Neem het concept ‘hybride werken’ op in het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan ter bevordering van het welzijn op het werk.
Doe dit aan de hand van een risicoanalyse en neem de nodige preventiemaatregelen. Houd er rekening mee dat de maatregelen betrekking hebben op alle welzijnsdomeinen. Je bent verplicht om de risicoanalyse minstens om de 5 jaar de actualiseren.
Voorzie materiaal, middelen en ondersteuning
Zorg ervoor dat je entiteit investeert in de nodige infrastructuur en arbeidsmiddelen op basis van de uit te voeren taken en behoeften van de personeelsleden. Bepaal dit samen met het lijnmanagement en betrek zeker ook de preventieadviseurs van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming. Lees meer over de uitrusting van de beeldschermwerkplek bij hybride werken.
Voorzie ook in de gepaste ondersteuning (advies, begeleiding, …) van personeelsleden en leidinggevenden.
Registreer en monitor
Correcte data zorgen voor meer transparantie en een integere toepassing van hybride werken. Ze dragen zo bij aan een onderbouwd hybride werkbeleid.
- Personeelsleden registeren het thuiswerk verplicht in Vlimpers.
- Leidinggevenden zien erop toe dat die registratie correct en consequent gebeurt.
Elke entiteit, raad of instelling houdt daarnaast een overzicht bij van personeelsleden die niet in aanmerking komen voor hybride werken en maken die data periodiek over aan het Agentschap Overheidspersoneel (AgO).
Maak gebruik van het ondersteuningsaanbod
Afhankelijk van de principes waarop je binnen je entiteit inzet, kun je een beroep doen op specifieke ondersteuning:
Afsprakenkader aanpassen
In onderstaand stappenplan vind je een aantal handvaten om hier verder mee aan de slag te gaan. Deze bouwstenen kun je doorvertalen en concreet omzetten naar de specifieke focus van je organisatie. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) kan je hierbij nog verder adviseren en je ondersteunen in het implementatietraject.
- Stap 1
Breng in deze fase de huidige situatie op het vlak van hybride werken in kaart. Sta stil bij de huidige beleving van hybride werken die op de werkvloer leeft. Bijvoorbeeld:
- Welke afspraken bestaan er? (Bijvoorbeeld: huidige regeling thuiswerk, aanwezigheid, afsprakenkader,...)
- Wat staat er in het arbeidsreglement (als dat van toepassing is)?
- Wie kan/mag hybride werken?
- Welke afspraken zijn er op het vlak van werken op andere locaties (kwantitatief/kwalitatief)?
- Is er nog een vorm van tijdsregistratie?
- Welke vorm van tijdsregeling past je entiteit toe?
- Hoe gaat je entiteit vandaag om met aanwezigheid, bereikbaarheid en samenwerking?
- Stap 2
Vergelijk in deze stap de huidige werking met het nieuwe beleidskader rond hybride werken. Breng de belangrijkste verschillen en aandachtspunten in kaart.
Bepaal in deze stap hoe je de principes uit de geactualiseerde omzendbrief hybride werken zal toepassen binnen de organisatie. Werk duidelijke afspraken uit rond:
- thuiswerk (inclusief 50%-norm en mogelijke afwijkingen)
- aanwezigheid op kantoor, de satellietwerkplek, bij de klant
- spreiding over de week
- bereikbaarheid en samenwerking
Ga hierbij zowel uit van het perspectief van het personeel, de organisatie als van de klant. Een verandering kun je niet in een keer doorvoeren, bekijk daarom hoe je dit stapsgewijs kan aanpakken. In deze stap is het niet enkel van belang om het management te engageren maar ook de personeelsleden.
Ondersteuning:
- Stap 3
Bespreek de doorvertaling op het entiteitsoverlegcomité (EOC) van je entiteit. Heeft de aanpassing van het bestaande afsprakenkader een impact op de werktijdregeling van je entiteit? Dan volg je de specifieke procedure voor het wijzigen van het arbeidsreglement.
Maak op basis van de resultaten van stap 2 en na de dialoog met de vakorganisaties een nieuw afsprakenkader op en laat dit bekrachtigen door het hoogste managementorgaan van je entiteit.
- Stap 4
- Bepaal welke acties nodig zijn om hybride werken, zoals geformuleerd in het afsprakenkader, te implementeren in je entiteit. Je definieert de effectieve stappen binnen je organisatie die nodig zijn om de wijzigingen door te voeren en je giet deze stappen in een implementatieplan.
- Voer het plan uit en volg op. Voorzie in deze fase ook voldoende communicatie-initiatieven. Licht voldoende toe wat er concreet verandert voor de personeelsleden en wat gelijk blijft. Ondersteun daarbij de leidinggevenden in hun rol (dialoog, opvolging, bijsturing).
- Zorg er ook voor dat het nieuwe afsprakenkader makkelijk raadpleegbaar is voor iedereen en neem het op in het onthaalbeleid van je entiteit.
- Stap 5
- Monitor de implementatie van hybride werken aan de hand van je vastgelegde indicatoren. Je kunt hierbij gebruik maken van de rapporteringsgegevens die je op departements- of agentschapsniveau ter beschikking hebt.
- In Cognos is een centraal PTOW-rapport beschikbaar. Daarmee kan je het PTOW-percentage voor jouw entiteit monitoren op basis van beschikbare en aanwezige dagen, zowel op persoons-, team- en afdelingsniveau. Dit rapport (‘Telewerkdagen per periode overzicht en detail’) staat in de Vlimpers-rapportenshop (map ‘04. Aan en afwezigheden’ en daarbinnen de map ‘4.2 PTOW (Telewerken)’).
Ondersteunende tools
- Stap 6
Bespreek op voorhand wanneer je het afsprakenkader gaat evalueren. Beantwoord tijdens de evaluatie onder meer de volgende vragen:
- Strookt het afsprakenkader (nog) met de dagelijkse realiteit?
- Hoe kijken de medewerkers hiernaar?
- Welke bijsturingen zijn nodig?
Soms kan het nodig zijn om bepaalde afspraken verder te verfijnen op het niveau van bepaalde afdelingen of teams. Bepaal samen met het management van je entiteit welke afspraken nog verder moeten geconcretiseerd worden. Ga nadien aan de slag met de betrokken afdelingen en/of teams.
Goed om te weten: neem voor bezettingsmetingen contact op met de facilitair verantwoordelijke of de HR-businesspartner van je entiteit.