• Stap 1

    Uw werknemer bezorgt u tijdig het inschrijvingsattest:

    • opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden: ten laatste op 31 oktober
    • alle andere opleidingen: ten laatste 15 dagen na inschrijving
    • bij verandering van werkgever: 15 dagen na indiensttreding

    Bekijk met uw werknemer hoeveel uren VOV hij mag opnemen. Plan samen het verlof in, rekening houdend met de algemene werkplanning.

    Het VOV mag ingepland worden vanaf de dag vóór de start van de opleiding tot en met twee dagen na de einddatum van de opleiding of na het laatste examen.

  • Stap 2

    Waar?
    In het WSE-loket ((opent in nieuw venster)).

    • Inloggen in het WSE-loket doet u met één van de digitale sleutels.
    • Klik daarna door op uw organisatie (niet verdergaan als natuurlijk persoon).
    • Ziet u enkel uw persoonlijke naam staan? Dan hebt u niet het juiste recht (‘Opleidingsverlof’) om in te loggen in het WSE-loket voor uw bedrijf. Uw hoofdtoegangsbeheerder (lokale beheerder) kan dat voor u in orde brengen. Weet u niet wie uw hoofdtoegangsbeheerder is? Neem contact op met het gratis nummer 1700, elke werkdag van 9 tot 19 uur en vraag naar iemand van het team ‘gebruikersbeheer’.
    • Kies in de zwarte balk recht 'aanvraag/attesten' om een terugbetalingsaanvraag in te dienen.
    • Moet u een terugbetalingsaanvraag indienen in naam van een andere onderneming?
      Lees hier meer over aanmelden voor sociale secretariaten en dienstverrichters ((opent in nieuw venster)).

    Wanneer?
    U kunt de aanvraag ten vroegste 3 maanden voor de start van de opleiding aanvragen.

    • voor schooljaar 19-20 (start opleiding ten laatste op 31/8/2020) moeten alle aanvragen ingediend zijn uiterlijk op 31/12/20.
    • voor schooljaar 20-21 (start opleiding vanaf 1/9/2020) moeten aanvragen uiterlijk op 31/8/2021 ingediend worden.

    Hoe?
    U kunt een terugbetalingsaanvraag indienen:

    Handig om te weten

    • In het WSE-loket moet u het ODB-nummer van de gevolgde opleiding ingeven (dit staat vermeld op het inschrijvingsattest van de werknemer of kan opgezocht worden in de opleidingsdatabank ((opent in nieuw venster))).
    • Bestaat de opleiding uit verschillende modules en zijn die modules op één inschrijvingsattest opgenomen en behoren ze tot dezelfde opleiding, dan gebruikt u het ODB-nummer van de opleiding (vb. ODB-Z00291, zonder het achtervoegsel -001) en kunt u één aanvraag indienen voor de verschillende modules met dat startdatum van de eerste module en de einddatum van de laatste module.
    • Schrijft de werknemer zich in voor één module dan geeft u het ODB-nummer van de module in bij de aanvraag (vb. ODBZ00291-001)
    • Loopbaangerichte opleidingen die aangeraden worden in een persoonlijk ontwikkelplan (POP) moeten aangevraagd worden met ODB-P00001 ((opent in nieuw venster)). Deze opleidingen moeten niet in de opleidingsdatabank staan en hebben dus vaak geen eigen ODB-nummer. De werknemer moet het attest van de loopbaanbegeleiding én het inschrijvingsattest van de opleiding mailen naar de dienst Vlaams opleidingsverlof via attesten.opleidingsverlof@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie) of hij bezorgt ze aan de werkgever en die laadt de documenten op in de aanvraag, nadat de aanvraag werd ingediend.
    • Trajecten van elders verworven compententies (EVC) moeten aangevraagd worden met ODB-P00002 ((opent in nieuw venster)).
    • Examens bij de Vlaamse Examencommissie secundair onderwijs vraagt u aan met ODB-P00003 ((opent in nieuw venster)). Dit kan exmamen per examen, of voor meerdere exalens in één aanvraag, als de werknemer al meerdere examens ingepland heeft.
    • Creditcontracten Vlaams hoger onderwijs vraagt u aan met ODB-P00004 ((opent in nieuw venster)). Vervolgens laadt u het inschrijvingsattest voor het creditcontract op in de aanvraag, nadat u die hebt ingediend.
    • Stappenplannen om aan te melden in het WSE-loket vindt u ook bij 'Documenten ((opent in nieuw venster))'.

    Behandeling van uw aanvraag

    Goedkeuring: De terugbetalingsaanvraag voor een nieuw schooljaar (start 1/9) kan ten vroegste rond 20 januari worden goedgekeurd. Dan kunnen we de tewerkstellingsbreuk van september ophalen uit de DmfA om het aantal uren VOV te berekenen waarop de werknemer dat schooljaar maximum recht heeft.
    Weigering: Een weigering kan sneller verstuurd worden als de aanvraag om een andere reden dan de tewerkstelling van september niet voldoet.

    Zowel de werkgever als de mandataris (als van toepassing) krijgt een e-mail met de beslissing. De werknemer krijgt geen bericht. Dit zal in de toekomst wel voorzien worden.

  • Stap 3

    Geef bij code 5 én in de daarbij horende inlichtingenzone in de DmfA het aantal opgenomen VOV-uren in. Deze gegevens zijn nodig voor de verwerking van uw terugbetaling.

  • Stap 4

    Het departement Werk en Sociale Economie behandelt uw dossier.
    Elk kwartaal wordt het recht op VOV vergeleken met de input van de werkgever (opgenomen uren VOV ingegeven in de DmfA) en de input van de opleidingsverstrekker (aanwezigheden én/of deelname aan de eindbeoordeling). Dit wilt niet zeggen dat er elk kwartaal wordt betaald.

    Zodra een betaling is uitgevoerd, ziet u in het WSE-lokt, rechts in de zwarte balk bij 'berekeningen' de berekeningsnota's van de betalingen die u hebt ontvangen. De nota's zijn opgemaakt per werknemer.

    Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt de werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro.