Een terugbetalingsaanvraag indienen: Stappenplan

  • Stap 1

    Uw werknemer bezorgt u tijdig het inschrijvingsattest:

    • opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden: ten laatste op 31 oktober
    • alle andere opleidingen: ten laatste 15 dagen na inschrijving
    • bij verandering van werkgever: 15 dagen na indiensttreding

    Bereken hoeveel uren VOV de werknemer mag opnemen en plan samen het verlof in.

    VOV mag ingepland worden vanaf 1 dag voor de start- tot en met twee dagen na de einddatum die vermeld staat op het inschrijvingsattest

  • Stap 2

    Wanneer?

    • Ten vroegste 3 maanden vóór en ten laatste 3 maanden na de startdatum van de opleiding. Vanaf schooljaar 22-23 worden die 3 maanden strikt toegepast.
    • Uitzondering schooljaar 2021-2022: Voor alle opleidingen die starten tussen 1 september 2021 en 31 augustus 2022, kan u een aanvraag indienen t.e.m. 30 november 2022.

    Waar?
    In het WSE-loket ((opent in nieuw venster)).

    • Inloggen in het WSE-loket doet u met één van de digitale sleutels.
    • Klik daarna door op uw organisatie (niet verdergaan als natuurlijk persoon).
    • Ziet u enkel uw persoonlijke naam staan? Dan hebt u niet het juiste recht (DWSE organisatieverantwoordelijke met context ‘opleidingsverlof’) om in te loggen in het WSE-loket voor uw bedrijf. Uw hoofdtoegangsbeheerder (lokale beheerder) kan dat voor u in orde brengen. Dat is meestal de bedrijfsleider. Weet u niet wie uw hoofdtoegangsbeheerder is? Neem contact op met het gratis nummer 1700, elke werkdag van 9 tot 19 uur en vraag naar iemand van het team ‘gebruikersbeheer’.
    • Ga bovenaan naar de tab ‘start nieuwe aanvraag’ en kies het blok ‘Vlaams opleidingsverlof’.
    • Moet u een terugbetalingsaanvraag indienen in naam van een andere onderneming?
      Lees hier meer over aanmelden voor sociale secretariaten en dienstverrichters ((opent in nieuw venster)).

      Hoe?
      U kunt een terugbetalingsaanvraag indienen:

      Handig om te weten

      • Bij het indienen van de terugbetalingsaanvraag geeft u het ODB-nummer van de gevolgde opleiding in (dit staat vermeld op het inschrijvingsattest van de werknemer of kan opgezocht worden in de opleidingsdatabank ((opent in nieuw venster))).
      • Bestaat de opleiding uit verschillende modules, staan de modules op één inschrijvingsattest en behoren ze tot dezelfde opleiding? Dan geeft u bij de terugbetalingsaanvraag het ODB-nummer van de opleiding in (vb. ODB-Z00291, zonder het achtervoegsel -001). Zo kunt u de verschillende modules via één terugbetalingsaanvraag indienen. U noteert daarbij de startdatum van de eerste module en de einddatum van de laatste module.
      • Schrijft de werknemer zich in voor één module dan geeft u bij de terugbetalingsaanvraag het ODB-nummer in van die module (vb. ODBZ00291-001)
      • Loopbaangerichte opleidingen die aangeraden worden in een persoonlijk ontwikkelplan (POP) vraagt u aan met ODB-P00001 ((opent in nieuw venster)). De opleidingen zelf moeten niet geregistreerd zijn in de opleidingsdatabank. Het is dus mogelijk dat ze geen eigen ODB-nummer hebben. De werknemer mailt het attest van de loopbaanbegeleiding én het inschrijvingsattest van de opleiding naar de dienst VOV via attesten.opleidingsverlof@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie) of hij bezorgt ze aan de werkgever. De werkgever laadt dan de attesten op in de terugbetalingsaanvraag, nadat hij ze indiende.
      • Trajecten van elders verworven competenties (EVC) hebben elk een eigen ODB-code. U geeft 16 uur in voor de aanvraag van één traject.
        Alle EVC-trajecten hebben in de opleidingsdatabank ‘EVC’ in de titel.
      • Examens bij de Vlaamse Examencommissie secundair onderwijs vraagt u aan met ODB-1001623.
        Per examen dient u een terugbetalingsaanvraag in voor 8 uren. Als start- en einddatum geeft u de datum van het examen in.
      • Creditcontracten Vlaams hoger onderwijs vraagt u aan met ODB-P00004 ((opent in nieuw venster)).
        Vervolgens laadt u het inschrijvingsattest voor het creditcontract op in de aanvraag, nadat u die hebt ingediend.
      • Schakelprogramma’s en voorbereidingsprogramma’s vraagt u aan met het ODB-nummer van het schakelprogramma/voorbereidingsprogramma van de juiste opleidingsverstrekker. U vindt deze door in de opleidingsdatabank ‘schakelprogramma ((opent in nieuw venster))’ of ‘voorbereidingsprogramma ((opent in nieuw venster))’ in te geven als zoekterm.
      • Het stappenplannen om aan te melden in het WSE-loket (PDF bestand opent in nieuw venster) vindt u bij ‘Documenten ((opent in nieuw venster))’.
    • Stap 3

      Goedkeuring: De terugbetalingsaanvraag voor een nieuw schooljaar (start 1/9) kan ten vroegste rond 20 januari worden goedgekeurd. Dan kunnen we de tewerkstellingsbreuk van september ophalen uit de DmfA om het aantal uren VOV te berekenen waarop de werknemer dat schooljaar maximum recht heeft.
      Weigering: Een weigering kan sneller verstuurd worden als de aanvraag om een andere reden dan de tewerkstelling van september niet voldoet.

      Zowel de werkgever, de mandataris (als van toepassing) als de werknemer (als de werkgever het mailadres ingeeft) krijgt een e-mail met de beslissing.

    • Stap 4

      Geef bij code 5 én in de daarbij horende inlichtingenzone in de DmfA het aantal opgenomen uren VOV in. Deze gegevens zijn nodig voor de betaling van uw dossier.

    • Stap 5

      Het departement Werk en Sociale Economie behandelt uw dossier.
      Elk kwartaal wordt het recht op VOV vergeleken met de input van de werkgever (opgenomen uren VOV ingegeven in de DmfA) en de input van de opleidingsverstrekker (aanwezigheden én/of deelname aan de eindbeoordeling). Dit wilt niet zeggen dat er elk kwartaal wordt betaald.

      Zodra een betaling is uitgevoerd, ontvangt u een e-mail en ziet u in het WSE-loket, bovenaan in de tab ‘Berekeningen’, de berekeningsnota's met de details van de betalingen die u hebt ontvangen en de details per werknemer van de berekening.

      Meer info over de betaalplanning, de berekening en de nota’s die beschikbaar zijn om uw betalingen op te volgen vindt u op deze pagina.

      Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt de werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro.

    Richtlijnen Vlaams opleidingsverlof voor werkgevers

    Veelgestelde vragen en antwoorden, leest u in de handleiding ‘Richtlijnen Vlaams opleidingsverlof voor werkgevers (PDF bestand opent in nieuw venster)’.

    Veelgestelde vragen