• Stap 1

    Uw werknemer bezorgt u tijdig het inschrijvingsattest:

    • opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden: ten laatste op 31 oktober
    • alle andere opleidingen: ten laatste 15 dagen na inschrijving
    • bij verandering van werkgever: 15 dagen na indiensttreding

    Bekijk met uw werknemer hoeveel uren VOV hij mag opnemen. Plan samen het verlof in, rekening houdend met de algemene werkplanning.

    Het VOV mag ingepland worden vanaf de dag vóór de start van de opleiding tot en met twee dagen na de einddatum van de opleiding of na het laatste examen.

  • Stap 2

    Waar?
    In het WSE-loket (opent in nieuw venster).

    • Inloggen in het WSE-loket doet u met één van de digitale sleutels.
    • Klik daarna door op uw organisatie, dus niet verdergaan als natuurlijk persoon.
    • Ziet u enkel uw persoonlijke naam staan? Dan heeft u niet het juiste recht (‘Opleidingsverlof’) om in te loggen in het WSE-loket. Uw hoofdtoegangsbeheerder (lokale beheerder) kan dat voor u in orde brengen. Weet u niet wie uw hoofdtoegangsbeheerder is? Contacteer dan de Vlaamse infolijn 1700 en vraag naar iemand van het team ‘gebruikersbeheer’.
    • Moet u een terugbetalingsaanvraag indienen in naam van een andere onderneming? Lees hier meer over aanmelden voor sociale secretariaten en dienstverrichters (opent in nieuw venster).

    Wanneer?
    U kunt de aanvraag ten vroegste 3 maanden voor de start van de opleiding aanvragen. U moet de aanvraag indienen ten laatste 3 maanden na de start van de opleiding (of 3 maanden na indiensttreding bij verandering van werkgever).

    • Aangepaste regeling voor schooljaar 2019-2020:
      Terugbetalingsaanvragen voor schooljaar 19-20 kunnen nog ingediend worden t.e.m. 31 oktober 2020 of uiterlijk binnen de 3 maanden na de start van de opleiding voor opleidingen die gestart zijn na 1 augustus 2020.

    Hoe?
    U kunt een terugbetalingsaanvraag indienen:

    Handig om te weten

    • In het WSE-loket moet u het ODB-nummer van de gevolgde opleiding ingeven (dit staat vermeld op het inschrijvingsattest van de werknemer of kan opgezocht worden in de opleidingsdatabank (opent in nieuw venster)).
    • Bestaat de opleiding uit verschillende modules en zijn die modules op één inschrijvingsattest opgenomen en behoren ze tot dezelfde opleiding, dan gebruikt u het ODB-nummer van de opleiding (vb. ODB-Z00291, zonder het achtervoegsel -001) en kunt u één aanvraag indienen voor de verschillende modules met dat startdatum van de eerste module en de einddatum van de laatste module.
    • Schrijft de werknemer zich in voor één module dan geeft u het ODB-nummer van de module in bij de aanvraag (vb. ODBZ00291-001)
    • Loopbaangerichte opleidingen (POP): ODB-P00001 (opent in nieuw venster) (deze opleidingen moeten niet in de opleidingsdatabank staan en hebben dus geen eigen ODB-nummer)
    • Trajecten EVC: ODB-P00002 (opent in nieuw venster)
    • Examens bij de Vlaamse Examencommissie secundair onderwijs: ODB-P00003 (opent in nieuw venster)
    • Creditcontracten Vlaams hoger onderwijs: ODB-P00004 (opent in nieuw venster)
    • Uitzondering: Voor onderstaande type opleidingen geeft u het volgende ODB-nummer in:
    • Stappenplannen om aan te melden in het WSE-loket vindt u ook bij 'Documenten (opent in nieuw venster)'.
  • Stap 3

    Geef in DmfA bij code 5 en de daarbij horende inlichtingenzone het aantal opgenomen VOV-uren in. Deze gegevens zijn nodig voor de verwerking van uw terugbetaling.

  • Stap 4

    Het departement Werk en Sociale Economie behandelt uw dossier.
    Elk kwartaal wordt het recht op VOV vergeleken met de input van de werkgever (DmfA) en de input van de opleidingsverstrekker (aanwezigheden/deelname eindbeoordeling). Dit wilt niet zeggen dat er elk kwartaal wordt uitbetaald.

    Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt de werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro.