Gedaan met laden. U bevindt zich op: Strategie formuleren: implementeren en opvolgen Stappenplan strategie formuleren

Strategie formuleren: implementeren en opvolgen

Nadat je de missie, visie en doelstellingen hebt bepaald, is het tijd voor de doorvertaling naar alle medewerkers en de implementatie in de organisatie. Over tot actie!

Wat?

Je vertaalt de operationele doelstellingen naar acties die je kan koppelen aan projecten of processen. Een actieplan helpt je om die doelstellingen om te zetten in concrete acties voor de komende jaren. Je krijgt een zicht op de uitvoering door:

  • het ondernemingsplan dat de kans biedt om de realisatie te verankeren in de beheercyclus van de organisatie
  • het prestatiemanagementsysteem PLOEG dat de kans geeft om je acties door te vertalen naar teams of individuen

Tip: de PDCA-cyclus is een hulpmiddel om je strategisch proces te verbeteren en de kwaliteit ervan te verhogen. De cyclus bestaat uit 4 stappen: plan, do, check en act.

Actieplan

Je kan de doelstellingen vertalen naar acties met een actieplan. Die acties beschrijven per operationele doelstelling wat je precies gaat doen om de doelstelling te bereiken.

Acties zijn doorgaans geen alleenstaande handelingen en zijn vaak onderdeel van een groter proces of project. In tegenstelling tot een proces, is een project gelimiteerd in de tijd. Ook kan je de reguliere werking onderbengen in een proces.

De operationalisering van de doelstellingen kan op verschillende manieren gebeuren:

  • in 1 laag (de eenvoudigste vorm): je vertaalt de doelstellingen rechtstreeks en uitsluitend in acties.
  • in 2 lagen: je brengt de acties onder in projecten en processen.

De missie, visie en doelstellingen hebben een link met processen, projecten, het personeelsplan, de organisatiestructuur, de organisatiewaarden en -cultuur en doelstellingen van individuele medewerkers. Zorg voor een logische doorvertaling op alle niveaus.

Meer informatie:

Ondernemingsplan

Elke organisatie maakt jaarlijks een ondernemingsplan op dat onder meer de doelstellingen en de operationele vertaling omvat. De minister dient uiterlijk op 31 maart de ondernemingsplannen van het lopende jaar vast te leggen.

Het ondernemingsplan hangt nauw samen met beleidsnota’s en beleids- en begrotingstoelichtingen. De beleidsdoelstellingen worden in de ondernemingsplannen vertaald naar strategische en operationele organisatiedoelstellingen. Deze organisatiedoelstellingen dienen niet exact samen te vallen met de beleidsdoelstellingen.

De vertaling naar organisatiedoelstellingen biedt ook de mogelijkheid om het beperkte detailniveau in de beleidsnota’s en beleids- en begrotingstoelichtingen aan te vullen met meer gedetailleerde informatie rond onder andere acties, processen en projecten.

Het ondernemingsplan is bovendien een element voor de planning en de evaluatie van de leidend ambtenaar. Het biedt namelijk een goed overzicht van zowel de recurrente taken van een entiteit, als de jaarlijkse of eenmalige opdrachten.

PLOEG

De doelstellingen, projecten en processen kun je ook vertalen naar het team- of individueel niveau met prestatiemanagement of . Tijdens de PLOEG-cyclus kan je aangeven wat de bijdrage is van een team of een individu bij de realisatie van de doelstellingen.

Meer informatie vind je op de webpagina ‘Planning, opvolging en evaluatie (PLOEG)’.

Hoe?

  • Stap 1

    Tijdens de opvolging richt je je op het doelbereik en de resultaten van de uitgevoerde acties. Komen deze resultaten overeen met je verwachting? En is het doel bereikt dat je in de doelstellingen hebt beschreven?

    Je hebt de doelstellingen meetbaar gemaakt met indicatoren, waardoor het mogelijk wordt om het effect van je acties met feiten te onderbouwen. Een handig hulpmiddel om de belangrijkste prestaties op te volgen is een KPI-dashboard. Dit kan via een digitale tool of Excel. Leg vanaf het begin beheerafspraken vast over het verzamelen, bijhouden, verwerken, presenteren, … van de gegevens.

    Voor de opvolging van de acties heb je meerdere mogelijkheden. Je kiest de methode of de combinatie van methoden die het beste aansluiten bij de noden en mogelijkheden van jouw organisatie en de keuzes die je gemaakt hebt bij de operationalisering van de doelstellingen:

    • rapportering en evaluatie actieplan strategie
    • rapportering en evaluatie jaarlijks ondernemingsplan
    • eigen projectmanagementsysteem
    • eigen monitoringsysteem voor de processen
    • PLOEG
  • Stap 2

    Is bijsturing nodig? Dan beslis je om doelstellingen of acties aan te passen. Tijdens deze stap zorg je ervoor dat je de uitkomsten van de opvolging optimaal benut.

    Controleer het effect van de uitgevoerde acties. Zo ontdek je dat bepaalde oplossingen in bepaalde situaties goed of juist minder goed uitpakken. Misschien hebben bepaalde acties helemaal niet het juiste effect? Je kan dan beslissen om die acties niet langer uit te voeren of om ze bij te sturen. Ook kan het zijn dat andere activiteiten juist veel beter presteren dan verwacht. Reden genoeg om die acties te blijven uitvoeren.