Gedaan met laden. U bevindt zich op: Uitstroom van medewerkers Loopbaan van je medewerkers

Uitstroom van medewerkers

Komt er een einde aan de tewerkstelling van een medewerker binnen jouw team, dienst of afdeling? Op deze pagina vind je meer informatie over het voortraject voor ontslag, de uitstroommogelijkheden, het uitstroomgesprek en het aanbod van outplacement.

Voortraject ontslag

Wanneer een medewerker niet naar verwachtingen functioneert, kun je als leidinggevende verschillende stappen ondernemen alvorens over te gaan tot ontslag.

  • Ga regelmatig in dialoog met je medewerker en neem een coachende, faciliterende houding aan. Dit doe je door je medewerker feedback te geven, te stimuleren om zich verder te ontwikkelen, zelfreflectie en loopbaanbegeleiding te stimuleren, … . Op de mindmap ‘gesprekken voeren/feedback geven’(opent in nieuw venster) vind je tips en inspiratie.

    Volg de doelstellingen van je medewerker continu op. Je kan hiervoor gebruik maken van de module PLOEG van Vlimpers(opent in nieuw venster).

    Tip: neem ook een kijkje op Vlimpers Leren(opent in nieuw venster). Daar vind je regelmatig opleidingen voor leidinggevenden die je kunnen helpen, zoals de opleiding ‘prestaties beoordelen’ en ‘coachend leidinggeven’.

  • Maak gebruik van een persoonlijk verbeterplan als een medewerker (nog) niet naar verwachtingen functioneert en wanneer regelmatige gesprekken niet meer volstaan. Laat je hierbij ondersteunen door de HR-verantwoordelijke van je entiteit. Meer informatie over het persoonlijk verbeterplan vind je op de pagina richtlijnen ploeg voor leidinggevenden.

    Hoe stel je een persoonlijk verbeterplan op?

    1. Situeer de context
      Leg helder uit waarom je een persoonlijk verbeterplan opmaakt. Bijvoorbeeld omdat de medewerker (nog) niet volgens de verwachting functioneert, omdat de medewerker bepaalde doelstellingen niet behaalt, omdat bepaalde competenties ontbreken, … Je vertelt daarbij wat niet goed loopt en waar je een verbetering wilt.
    1. Formuleer doelen, acties en afspraken
      Beschrijf:
      • welke verbetering je precies wilt en het doel waar je medewerker naartoe moet werken;
      • wat er nodig is om die verbetering en het doel te kunnen bereiken (bijvoorbeeld: een opleiding om bepaalde zaken onder de knie te krijgen, een coachingstraject om de medewerker beter te ondersteunen, een herschikking van het takenpakket van de medewerker of de taken binnen het team, …);
      • de afspraken die je daarover met de medewerker maakt;
      • de termijn waarbinnen de verbetering moet worden gerealiseerd;
      • de stappen die je zelf zult zetten om de medewerker extra te ondersteunen;
      • eventuele afspraken die je maakt met de HR-verantwoordelijke.
    2. Volg de vooruitgang op
      Je volgt de vooruitgang van de uitgevoerde acties en gemaakte afspraken maandelijks op. Je gaat daarover in gesprek met de medewerker. Tijdens dat gesprek kunnen er telkens nieuwe acties gepland worden en afspraken gemaakt worden.
    3. Formuleer een besluit
      Je besluit aan het einde van het persoonlijk verbeterplan of de vooropgestelde doelstellingen uit het verbeterplan zijn behaald. Je formuleert een beoordeling:
      • ‘Goed of boven verwachting’: volg de medewerker opnieuw op via het normale PLOEG-verloop.
      • ‘Onder verwachting’: start een nieuw persoonlijk verbeterplan op.

    Tip: stem je beoordeling steeds af met de tweede evaluator van de medewerker.

  • Stel doorheen het jaar de relevante feiten regelmatig en schriftelijk vast als de medewerker onvoldoende blijft presteren.

    • Het is van belang dat jouw vaststellingen juist en nauwkeurig zijn.
    • De medewerker moet schriftelijk op de hoogte gebracht worden zodat die opmerkingen kan geven. Dit kan door het te verwerken in een persoonlijk verbeterplan of door een persoonlijke nota(Word bestand).

  • Geef een negatieve eindbeoordeling bij de jaarlijkse evaluatie en motiveer deze. Als je oordeelt dat het functioneren van je medewerker niet of onvoldoende verbetert, kun je beslissen om tijdens de jaarlijkse evaluatie een ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’ toe te kennen.

    Wees nauwkeurig en toon met concrete voorbeelden aan waarom je deze einduitspraak geeft. Vermeld heel duidelijk welke stappen al gezet zijn om je medewerker te helpen verbeteren en tot welke resultaten dat heeft geleid. Verwijs naar persoonlijke verbeterplannen, persoonlijke nota’s en andere documenten die je opmaakte.

    Tip: bespreek dit zeker met de tweede evaluator en met je HR-verantwoordelijke.

  • Je blijft het functioneren van je medewerker opvolgen, ook na het toekennen van de onvoldoende of loopbaanvertraging. Je maakt daarbij nieuwe afspraken over hoe je medewerker kan verbeteren, eventueel via een nieuw persoonlijk verbeterplan.

Verbetert het functioneren van de medewerker niet en ben je van oordeel dat die niet meer op de juiste plaats zit of niet meer voldoet aan de nieuwe of gewijzigde verwachtingen van de functie? Dan kan je de medewerker stimuleren het gesprek aan te gaan met de HR-verantwoordelijke om een meer passende job te vinden binnen de entiteit, of als dat geen optie is binnen de Vlaamse overheid (herplaatsing).

Als herplaatsing binnen de entiteit of binnen de Vlaamse overheid geen optie is, dan kan je in overleg met jouw leidinggevende en HR overgaan tot ontslag. Voor statutaire personeelsleden kan dat pas na 2 onvoldoendes.

Let wel: als een statutair personeelslid niet akkoord gaat met de einduitspraak ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’, kan die binnen de 15 kalenderdagen na het bezorgen van het evaluatieverslag een gemotiveerd beroep instellen bij de Raad van Beroep. Lees meer op de webpagina over de Raad van beroep(opent in nieuw venster) of in de praktische gids beroepsprocedure voor ambtenaren(Word bestand).

Uitstroommogelijkheden

Er zijn verschillende mogelijkheden om uit te stromen. Hieronder geven we een beknopt overzicht. Voor meer informatie, kan je terecht bij jouw HR-verantwoordelijke.

  • Het is mogelijk dat je in onderling akkoord een einddatum van de tewerkstelling afspreekt met je medewerker. Dit is enkel mogelijk wanneer de medewerker hiermee instemt en gebeurt steeds na overleg met de medewerker.

  • Wanneer de medewerker tewerkgesteld is via een overeenkomst van bepaalde duur of een vervangingsovereenkomst, ligt het einde van de overeenkomst vast. De medewerker stroomt in dat geval automatisch uit.

    Wanneer de medewerker tewerkgesteld is via een overeenkomst van onbepaalde duur kan je deze eenzijdig opzeggen als de medewerker niet naar verwachtingen functioneert. In dat geval stroomt de medewerker uit na het doorlopen van een opzeggingstermijn. Je kan een overeenkomst van onbepaalde duur ook eenzijdig verbreken. In dat geval stroomt de medewerker onmiddellijk uit en ontvangt die een verbrekingsvergoeding.

    Let wel: dit ontslag deel je mee in een ontslaggesprek (zie verder) en er gaat een voortraject aan vooraf (zie eerder).

  • Wanneer je een medewerker twee keer een onvoldoende toekent, waarbij de tweede onvoldoende binnen een van de tien eerstvolgende evaluaties na de eerste evaluatie gegeven wordt, kun je in overleg met de tweede evaluator beslissen om de medewerker te ontslaan. In dat geval krijgt de medewerker een opzegtermijn of een verbrekingsvergoeding.

    Opgelet: dit ontslag deel je mee in een ontslaggesprek (zie verder) en er gaat een voortraject aan vooraf (zie eerder).

  • De medewerker kan ontslaan worden in volgende gevallen:

    • na uitputting van het ziektecontingent van de medewerker waarbij de federale medische dienst de medewerker medisch ongeschikt verklaart
    • na meer dan tien dagen afwezigheid van de medewerker zonder geldige reden en op voorwaarde dat bij het personeelslid werd nagegaan wat de reden van afwezigheid was
    • nadat de medewerker door een gerechtelijke veroordeling uit de burgerlijke en politieke rechten ontzet wordt en dus niet lang in staat is om de functie uit te oefenen
    • indien de vaste benoeming van de medewerker onregelmatig bevonden wordt
    • de medewerker voldoet niet meer aan de nationaliteitsvereiste of de dienstplichtwetten
    • indien de medewerker ontheven wordt uit de functie
    • indien de tuchtprocedure van de medewerker negatief afloopt

Uitstroomgesprekken

Er zijn 2 soorten gesprekken die je kan voeren met een medewerker die uitstroomt.

Eindeloopbaangesprek

Een eindeloopbaangesprek is een gesprek dat je aangaat met een medewerker die op het einde van zijn loopbaan zit. Je gaat dit gesprek best ten laatste een jaar voor het einde van de loopbaan van de medewerker aan.

Ga in overleg met de medewerker en bespreek hoe jullie het laatste jaar of de laatste jaren zien: Welke kennis en ervaring kan die nog overdragen? Aan welke projecten wil de medewerker graag nog werken? Hoe kan die de loopbaan goed afsluiten?

Laat je hierbij ondersteunen door de HR-verantwoordelijke van je entiteit. Op zoek naar meer informatie? Neem een kijkje op de webpagina ‘Eindeloopbaan’.

Ontslaggesprek

Het ontslaggesprek ga je aan met je medewerker nadat vaststaat dat die uitstroomt (zie uitstroommogelijkheden). In dit gesprek laat je de medewerker weten dat de samenwerking eindigt.

Hou dit gesprek kort. Het waarom moet uit voorgaande gesprekken reeds duidelijk zijn. Je maakt afspraken voor het einde van de tewerkstelling: je bespreekt bijvoorbeeld de opzegtermijn of -vergoeding, de laatste werkdag, taken waaraan de medewerker in zijn laatste weken/maanden nog kan werken, welke opties die heeft na het einde van de samenwerking, …

Goed om te weten:

  • Bereid het ontslaggesprek steeds samen met je HR-verantwoordelijke en je leidinggevende voor.
  • Weet dat je na het ontslaggesprek ook een outplacementgesprek kan voorzien waarin de collega onmiddellijk aan de slag kan gaan met een outplacementbegeleider (zie verder).
  • De HR-verantwoordelijke van je entiteit kan een vertrekkende medewerker uitnodigen voor een exitgesprek. Tijdens dit gesprek wordt gepolst naar de redenen van vertrek en hoe de medewerker de tewerkstelling bij de Vlaamse overheid heeft ervaren. Dit dient als input voor het HR-beleid van jouw organisatie.

Outplacement

Medewerkers kunnen een beroep doen op outplacementbegeleiding en in sommige situaties is dit zelfs een recht van de medewerker. Outplacement begeleidt personeelsleden bij hun zoektocht naar een nieuwe uitdaging buiten de Vlaamse overheid.

Voor meer informatie over outplacementbegeleiding, kan je terecht bij je HR-verantwoordelijke of op de webpagina ‘Outplacementbegeleiding’.

Informatie voor personeelsleden

Contact

Meer informatie of een vraag?

Neem contact op met de HR-verantwoordelijke van je agentschap of departement.

 

Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina?

Meld je suggestie(s)