Gedaan met laden. U bevindt zich op: Melden van vormingen en deelnemers Vormingsinstellingen

Melden van vormingen en deelnemers

Na de algemene goedkeuring als vormingsinstelling en voor de geplande aanpak, moet u elke vorming bij het VEKA melden via de energieprestatiedatabank. U doet dat ten laatste 14 dagen voor de start van de specifieke vorming.

Melden van vormingen

Inhoudelijk

Na opladen van de detailinformatie per vorming zal het VEKA elke geplande vorming valideren (goedkeuren, afkeuren of bijkomende info opvragen) op inhoud, aantal uren en type vorming. Pas na goedkeuring komt de voorgestelde vorming in aanmerking als permanente vorming met vrije of verplichte inhoud.

Is de vorming erkend? Dan krijgt u daarvan een officiële kennisgeving en vindt u de vorming in de lijst met erkende vormingen.

Praktisch

  • Stap 1

    Registratie op de databank

    U, als vormingsinstelling, maakt een registratie aan op https://energieprestatiedatabank.vlaanderen.be(opent in nieuw venster). Na validatie van deze gegevens, kunt u op de databank alle vormingen met de nodige gegevens melden.

  • Stap 2

    Vormingen melden

    Deze handleiding helpt u op weg:

    Per vorming:

    • meldt u de correcte gegevens zoals titel, locatie, type vorming, data, lesgevers en effectief aantal gedoceerde uren;
    • licht u de inhoud toe en staaft deze aan de hand van een programma en tijdschema.

    Daarna valideert het VEKA elke geplande vorming op inhoud, aantal uren en type vorming: het VEKA keurt goed, keurt af of vraagt bijkomende informatie op. Pas na goedkeuring komt de voorgestelde vorming in aanmerking als permanente vorming met vrije of verplichte inhoud.

    Als het VEKA geen bijkomende opmerkingen heeft of geen extra informatie nodig heeft om uw vorming te valideren, krijgt u binnen de 30 dagen een e-mail over de stand van zaken van uw vorming. Een goedgekeurde vorming publiceert het VEKA in de lijst met erkende vormingen.

EPB-vormingen komen in aanmerking voor de vorming van architecten

Vanaf 3 november 2015 bezorgt het VEKA de vormingen die erkend zijn voor de permanente vorming voor verslaggevers wekelijks aan de Orde van Architecten.

Vormingen die door het VEKA erkend zijn, neemt de Orde over als erkende vormingen voor de permanente vorming van architecten, weliswaar gerekend in punten, in plaats van uren.

Dit betekent dat vormingen die zowel gelden voor architecten als voor de EPB-verslaggever door de vormingsinstelling enkel aan het VEKA gemeld moeten worden ter goedkeuring. De goedgekeurde vormingen voor EPB komen sowieso in aanmerking als goedgekeurde vormingen voor architecten.

De vormingsinstelling moet de aanwezigheden melden aan het VEKA (op basis van het rijksregisternummer) én aan de Orde (op basis van het stamnummer bij de Orde).

Melden van deelnemers

Na de erkenning voor het geven van permanente vorming voor verslaggevers en binnen de 14 dagen na de start van elke vorming, moet de vormingsinstelling de gegevens van de aanwezige deelnemers en de lesgevers samen met het effectief aantal gevolgde vormingsuren aan het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap bezorgen.

Voorbereiding

Deelnemers en lesgevers melden doet u aan de hand van het excel-sjabloon voor het melden van deelnemers en lesgevers (28 kB)(Excel bestand).

Omdat hierbij persoonsgegevens worden uitgewisseld, moeten de bepalingen van de Privacywet en van de WRR worden nageleefd. U heeft daarvoor een veiligheidsconsulent en veiligheidsplan nodig.

Praktisch

De volgende handleiding licht toe hoe u de deelnemerslijsten oplaadt op de energieprestatiedatabank van het VEKA: Basishandleiding voor opleidingsinstellingen (2.1 MB)(PDF bestand opent in nieuw venster) (mei 2016).

Aandachtspunt: het rijksregisternummer (RRN)

Het RRN is noodzakelijk om de verslaggevers/lesgevers uniek te identificeren op de energieprestatiedatabank. Op basis van dit RRN worden de erkenningsgegevens van de verslaggever op de databank aangevuld met de permanente vorming die de verslaggever volgde.

Zo houdt de databank bij welke verslaggever vorming volgde en volgt het VEKA op of de verslaggever voldoet aan de permanente vorming of niet. Een naam alleen is niet voldoende, omdat er verschillende deelnemers kunnen zijn met dezelfde naam.