Maatregelen coronavirus

Er gelden bijzondere richtlijnen rond dienstreizen. Lees meer op de webpagina 'coronavirus: informatie voor personeel' ((opent in nieuw venster)).

Voor wie?

  • Je bent statutair of contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid ((opent in nieuw venster)).
  • Je maakt op vraag van je lijnmanager een dienstverplaatsing in het binnenland van je woonplaats of standplaats naar een andere bestemming dan je standplaats (zie onder). Een standplaats is je officiële vaste werkplaats.

Berekening en uitbetaling

Het bedrag van de terugbetaling hangt af van je gemaakte kosten tijdens de binnenlandse dienstreis. Reiskosten, noodzakelijke parkeerkosten en eventuele verblijfskosten komen in aanmerkingen als je de bewijsstukken voorlegt (zie onder). Daarnaast krijg je ook een maaltijdvergoeding (zie onder). Je schiet deze kosten voor en je doet nadien een aanvraag voor terugbetaling.

Het bedrag wordt maandelijks uitbetaald, samen met je salaris.

Reiskosten

Je spreekt met je lijnmanager of leidinggevende af welk vervoermiddel je gebruikt naar de dienstopdracht. De lijnmanager of leidinggevende oordeelt welk vervoermiddel functioneel en financieel het meest geschikt is en geeft akkoord voor:

  • openbaar vervoer: je krijgt het vervoerticket terugbetaald (zie onder)
  • Eigen (elektrische) fiets of speedpedelec: je krijgt een kilometervergoeding en bent verzekerd voor ongevallen (zie onder)
  • eigen wagen, motor- of bromfiets: je krijgt een kilometervergoeding, eventueel een carpooltoelage en bent verzekerd voor ongevallen (zie onder)
  • dienstwagen: je leent een dienstwagen en krijgt geen kilometervergoeding

Je krijgt de reiskosten terugbetaald van het vervoermiddel waarvoor de lijnmanager of leidinggevende toestemming heeft gegeven.

Goed om te weten

In de mate van het mogelijke wordt het goedkoopste vervoermiddel gekozen dat je toch zo snel mogelijk naar je bestemming brengt. Net zoals bij woon-werkverkeer wordt voor dienstreizen voorrang gegeven aan het openbaar vervoer.

Maaltijdvergoeding

Met uitzondering van sommige situaties (zie onder), krijg je een maaltijdvergoeding. Je dient na de binnenlandse dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in.

soort dienstreis

bedrag

berekening (x index - werkgeversbijdrage maaltijdcheque)

standaard

11,99 euro

9,50 euro x index ((opent in nieuw venster)) - 5,91 euro

dienstreis langer dan 12 uur

23,98 euro

2 x 11,99 euro

dienstreis avond

11,99 euro

9,50 euro x index ((opent in nieuw venster)) - 5,91 euro

dienstopdracht op boot langer dan 6 uur

9,54 euro

8,20 euro x index ((opent in nieuw venster)) - 5,91 euro

dienstopdracht op boot langer dan 13 uur

19,09 euro

2x 9,54 euro

    Opgelet:

    • Je krijgt ook een maaltijdcheque per dag als je op binnenlandse dienstreis bent. Om die reden wordt de maaltijdvergoeding verminderd met de werkgeversbijdrage van een maaltijdcheque.

    Parkeerkosten

    Je noodzakelijke parkeerkosten worden terugbetaald. Dit zijn parkeerkosten als er geen gratis parkeerplaats in de omgeving voorhanden is. Parkeerboetes en andere boetes worden niet terugbetaald. Je dient na de binnenlandse dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in.

    Verblijfskosten

    Je kosten voor overnachting worden terugbetaald als je lijnmanager akkoord is. Dit zijn bijvoorbeeld hotelkosten in het kader van een binnenlandse dienstreis met overnachting. Deze kosten worden vergoed binnen de grenzen van de maximale logementsvergoeding voor België. (Excel bestand) Je dient na de binnenlandse dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in.

    Hoe binnenlandse dienstreis aanvragen?

    Binnenlandse dienstreis aanvragen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).

    Opgelet: gebruik je de prikklok? Contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken rond registratie binnen je departement of agentschap.

    • Stap 1

      Je vraagt de verplaatsing aan in Vlimpers ((opent in nieuw venster)) onder 'Verlof en werktijd' > 'Aanvraag'. Selecteer bij ‘soort’ > ‘overige’ > ‘dienstreis binnenland’ en vul alle velden in. Hulp nodig? Klik in Vlimpers op de ?-knoppen en lees de invoerinstructies.

      Heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer je HR-verantwoordelijke.

    Hoe terugbetaling kosten aanvragen?

    Terugbetaling kosten binnenlandse dienstreis aanvragen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).

    Opgelet:

    • Werkt je agentschap of departement met Orafin? Dan verloopt de terugbetaling van kosten via deze toepassing. Is dit niet het geval? Contacteer dan je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.
    • Werk je voor VDAB? Dan registreer je je terugbetaling via ‘Mijn Personeelsdossier’ in Easypay. Je vindt meer informatie op de intranetpagina’s van VDAB.
    • Stap 1

      Je kunt enkel een terugbetaling aanvragen van bewezen kosten. Je verzamelt daarom nauwkeurig de nodige bewijsstukken.

      Mogelijke bewijsstukken van de gemaakte kosten:

      • tickets openbaar vervoer
      • kilometervergoeding
      • carpooltoelage
      • maaltijdvergoeding
      • parkeerkosten
      • verblijfskosten
    • Stap 2

      Je dient (vanaf 1 mei 2021) uiterlijk binnen de vier maanden je onkostenstaat in via Orafin, samen met de bewijsstukken.

      Na goedkeuring gebeurt de uitbetaling op je bankrekening.