- Samenstelling, vakantiedagen en eindejaarstoelage
- Cijfervoorbeeld
Voor wie?
Je bent een personeelslid van de diensten van de Vlaamse overheid(opent in nieuw venster) (DVO) en je entiteit maakt gebruik van Vlimpers(opent in nieuw venster)
Wat?
Je kunt een bedrijfsfiets aanvragen als je deze regelmatig en daadwerkelijk zal gebruiken voor volledige of gedeeltelijke woon-werkverplaatsingen. Dat kan door het omzetten van:
- een gedeelte of het geheel van je bruto eindejaarstoelage en/of
- de bruto waarde van maximaal 11 jaarlijkse vakantiedagen
De samenstelling van dit budget vormt jouw flexbudget.
Meer informatie over het concept en het flexbudget vind je in de opname van de infosessie(opent in nieuw venster) en op de webpagina ‘Het flexbudget voor je bedrijfsfiets’.
Goed om te weten
Voordelen
De bedrijfsfiets houdt heel wat voordelen in:
Goed voor je welzijn: regelmatig fietsen draagt bij aan je algemene gezondheid, je conditie en een beter welzijn op het werk.
Duurzaam: door bewust voor de fiets te kiezen, verklein je je ecologische voetafdruk.
Mobiliteit: meer fietsen betekent minder files.
Fiscaal voordelig dankzij de flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden: als je je bedrijfsfiets regelmatig gebruikt voor een deel van of je volledige woon-werkverkeer, dan betaal je hiervoor geen RSZ en inkomensbelasting.
Goed om te weten
Leasemaatschappij en aanbod
De Vlaamse overheid heeft een raamcontract afgesloten met KBC Autolease, een leasemaatschappij met een ruim fietshandelaarsnetwerk(PDF bestand opent in nieuw venster) in Vlaanderen. Je kunt als personeelslid elk type fiets aanvragen binnen het aanbod van KBC Autolease(opent in nieuw venster). Wil je advies over het type fiets? Contacteer mobiliteit@kbcautolease.be(opent in uw e-mail applicatie) of een fietshandelaar uit het netwerk.
In samenwerking met een externe partner heeft KBC Autolease ook een aanbod voor mensen met een beperking(opent in nieuw venster), zoals hand-, driewiel- en rolstoelfietsen. Voor meer informatie stuur je een e-mail sturen naar mobiliteit@kbcautolease.be(opent in uw e-mail applicatie) met als onderwerp ‘Custom Bike’.
Meer informatie over het aanbod van KBC Autolease vind je in de opname van de infosessie(opent in nieuw venster)
Voorwaarden
Er zijn vier voorwaarden om een bedrijfsfiets aan te vragen:
- Je bent een personeelslid van de diensten van de Vlaamse overheid (DVO).
- Je gebruikt de bedrijfsfiets regelmatig en daadwerkelijk voor woon-werkverkeer.
- Je dient een intentieverklaring in.
- Je ondertekent een fietsleaseplan.
Meer informatie vind je in de opname van de infosessie(opent in nieuw venster)
Personeelslid DVO
Bovenaan deze webpagina bij ‘Voor wie?’ lees je of je in aanmerking komt voor een bedrijfsfiets.
Regelmatig en daadwerkelijk gebruik voor woon-werkverkeer
Een belangrijke voorwaarde om een bedrijfsfiets aan te vragen is dat je deze regelmatig en daadwerkelijk gebruikt voor een deel van of je volledige woon-werkverkeer:
- Regelmatig: de fiscus heeft geen frequentie bepaald, maar kan hierop controleren.
- Woon-werkverkeer: het geheel of een gedeelte van je verplaatsingen tussen je werkplaats en je woning (zoals naar het station, een bushalte, …). Je werkplaats is ruimer dan je standplaats, zo telt elke locatie van de Vlaamse overheid (waar je naartoe gaat voor bijvoorbeeld een vergadering, teamoverleg, …). De fiscus heeft geen minimumtraject bepaald.
Je ondertekent hiervoor een verklaring op eer. De Vlaamse overheid heeft het recht om dit te controleren.
Intentieverklaring
In de intentieverklaring bepaal je enerzijds je intentie om een bedrijfsfiets aan te vragen en anderzijds de jaarlijkse samenstelling van je flexbudget. Eens je een hebt, kun je jaarlijks de samenstelling van je flexbudget wijzigen.
Je dient de intentieverklaring in tussen 1 september en 20 december van het jaar voorafgaand aan je fietsleasecontract. Dit doe je elk jaar opnieuw, zolang je gebruik wilt maken van een bedrijfsfiets.
Bijvoorbeeld: je wilt in 2023 een bedrijfsfiets gebruiken. Dan dien je je intentieverklaring uiterlijk in op 20 december 2022. Hoe je dit doet, lees je onderaan deze webpagina bij ‘Hoe aanvragen?’.
Goed om te weten
Fietsleaseplan
Om een aan te gaan, onderteken je een fietsleaseplan(PDF bestand opent in nieuw venster). In dit plan staan alle regels, rechten en verplichtingen over het gebruik van de bedrijfsfiets. Hoe je het fietsleaseplan indient en ondertekent, lees je onderaan deze webpagina bij ‘Hoe aanvragen?’.
Tijdlijn
Wil je dit jaar een bedrijfsfiets aanvragen? Hieronder vind je de belangrijkste data.
Intentieverklaring indienen: tussen 1 september en 20 december van dit jaar
Na 20 december kun je je flexbudget niet meer wijzigen.Intentieverklaring intrekken: tussen 20 december van dit jaar en 30 september van volgend jaar
Dit is enkel mogelijk als je nog geen bedrijfsfiets bestelde.Levering bedrijfsfiets: tussen 1 januari en 15 december van volgend jaar
Intentieverklaring hernieuwen: tussen 1 september en 20 december van volgend jaar
Intentieverklaring hernieuwen: tussen 1 september en 20 december van het jaar daarna
Hoe aanvragen?
Dit is de procedure om een bedrijfsfiets aan te vragen voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). Geen klant van het DCPA? Contacteer je personeelsdienst.
- Stap 1
Kijk na of je in aanmerking komt om een bedrijfsfiets aan te vragen. Meer informatie vind je bovenaan deze webpagina bij ‘Voor wie?’.
- Stap 2
Ga naar de Vlimpers-selfservice(opent in nieuw venster) (tegel ‘Loon’ > ‘Overzicht Selfservice’ > tegel ‘Salarissen en beloning’ > ‘Bedrijfsfiets’) en doorloop de verschillende stappen:
- Bereken je maximaal beschikbare flexbudget en je maandelijkse leasebedrag via de simulator ‘flexbudget’. Dit doe je door te bepalen welk bedrag van je bruto eindejaarstoelage en/of hoeveel vakantiedagen je wilt omzetten naar een flexbudget. Meer informatie over de samenstelling vind je op de webpagina ‘Het flexbudget voor je bedrijfsfiets’.
- Vink het vakje ‘Ja, ik wil inloggegevens van de leasemaatschappij ontvangen’ aan om toegang te krijgen tot het KBC MoveSmart-portaal. Dit heb je nodig in stap 3. Je ontvangt binnen de twee werkdagen een e-mail van KBC Autolease met je gebruikersnaam en wachtwoord.
- Stap 3
Meld je aan in het KBC MoveSmart-portaal(opent in nieuw venster) met de inloggegevens die je van KBC Autolease via e-mail ontving. Hierin kun je je barcode ophalen. Die heb je nodig om een offerte op te vragen bij een fietshandelaar.
Volg deze stappen om je barcode op te vragen:
- Klik rechtsboven op ‘profiel’.
- Onder ‘offerte fiets’ vind je je barcode.
- Klik rechtsboven op ‘genereer document’ om de barcode te downloaden.
- De barcode verschijnt onderaan de pagina.
- Ga met de barcode naar een fietshandelaar. De barcode is ook geldig op je mobiele telefoon, je hoeft die dus niet af te drukken.
Voor je naar de fietshandelaar gaat, kun je vrijblijvend twee soorten simulaties maken in het KBC MoveSmart-portaal(opent in nieuw venster):
- Bereken de catalogusprijs van de bedrijfsfiets op basis van je beschikbaar of gewenst te besteden maandelijkse leasebedrag dat je berekend hebt in de simulator ‘flexbudget’ (zie stap 2):
- Klik op de tab ‘Mobiliteit’ en vervolgens op ‘fietssimulatie’.
- Duid bij ‘bereken’ het bolletje ‘catalogusprijs’ aan.
- Bepaal het type fiets, segment en gewenste onderhoudspakket.
- Duid bij ‘btw’ het bolletje ‘inclusief’ aan.
- Vul bij ‘leasebedrag incl. btw’ het maandelijkse leasebedrag in dat je in de simulator ‘flexbudget’ hebt berekend (zie stap 2).
- De catalogusprijs van je gewenste bedrijfsfiets verschijnt.
- Bereken het maandelijkse leasebedrag inclusief btw van de bedrijfsfiets die je wilt op basis van de catalogusprijs van je bedrijfsfiets.
- Klik op de tab ‘Mobiliteit’ en vervolgens op ‘fietssimulatie’.
- Duid bij ‘bereken’ het bolletje ‘leasebedrag’ aan.
- Bepaal het type fiets, segment en gewenste onderhoudspakket.
- Duid bij ‘btw’ het bolletje ‘inclusief’ aan.
- Vul bij ‘catalogusprijs incl. btw’ de catalogusprijs van de bedrijfsfiets die je wilt in.
- Vul de prijs van de opties van de fiets en gewenste accessoires in.
- Klik op ‘berekenen’.
- Het maandelijkse leasebedrag inclusief btw van je gewenste bedrijfsfiets verschijnt.
- Stap 4
Nu je weet over welk budget je beschikt om een bedrijfsfiets aan te vragen en je je barcode hebt gedownload, kun je naar een fietshandelaar(PDF bestand opent in nieuw venster) in je buurt om een offerte aan te vragen.
Er zijn twee soorten fietshandelaars:
- ‘digidealers’: dit zijn fietshandelaars die rechtstreeks verbonden zijn met het KBC MoveSmart-portaal. Hierdoor zijn je opgevraagde offertes onmiddellijk zichtbaar in het portaal.
- ‘niet-digidealers’: dit zijn fietshandelaars die niet rechtstreeks verbonden zijn met het KBC MoveSmart-portaal. In dit geval zal de fietshandelaar de opgevraagde offertes bezorgen aan KBC Autolease. Daarna kun je de opgevraagde offertes raadplegen in het portaal.
In de lijst met fietshandelaars(PDF bestand opent in nieuw venster) van KBC Autolease vind je de ‘digidealers’ terug (aangeduid met een V). Klik bovenaan op ‘map’ om alle fietshandelaars op een kaart te bekijken.
Zodra je offertes beschikbaar zijn in het KBC MoveSmart-portaal kun je ze raadplegen onder ‘offertes’. Op de offertes zie je een overzicht van de prijs en fietsspecificaties.
Goed om te weten: bij de digidealers staat de korting van 10% onmiddellijk op je offerte. Ga hiervoor naar ‘prijs fiets’ en klik op ‘toon meer’. Je ziet daar de offerte in detail. Bij sommige niet-digidealers verschijnt de korting pas op de offerte in het MoveSmart-portaal. Is dit niet het geval? Contacteer dan mobiliteit@kbcautolease.be(opent in uw e-mail applicatie)
- Stap 5
Vul via de Vlimpers-selfservice(opent in nieuw venster) (tegel ‘Loon’ > ‘Overzicht Selfservice’ > tegel ‘Salarissen en beloning’ > ‘Bedrijfsfiets’) jaarlijks je intentieverklaring in waarin je de samenstelling van je flexbudget vastlegt. Controleer of de samenstelling overeenkomt met het nodige budget op de offerte.
- Stap 6
Heb je je intentieverklaring ingediend? Bevestig dan je offerte in het KBC MoveSmart-portaal(opent in nieuw venster)
- Klik links op ‘mobiliteit’.
- Ga onderaan naar ‘offertes’.
- Geef aan of je akkoord bent met de offerte.
- Klik op ‘goedkeuren’ als je akkoord bent.
- Klik op ‘verwijderen’ als je niet akkoord bent. Herneem het stappenplan vanaf stap 2 als je een nieuwe offerte wilt opvragen.
Je ontvangt na deze stappen een e-mail van emodules@kbcautolease.be(opent in uw e-mail applicatie) met de bevestiging van je bestelaanvraag en de mededeling dat je bestelling wordt geplaatst zodra het DCPA (mobility manager) of je personeelsdienst je bestelling heeft goedgekeurd.
- Stap 7
Je ontvangt een fietsleaseplan(PDF bestand opent in nieuw venster) via e-mail van het DCPA met de voorwaarden en verplichtingen rond het gebruik van de bedrijfsfiets. Onderteken dit fietsleaseplan en bezorg het terug aan het DCPA of je personeelsdienst.
- Stap 8
Het DCPA behandelt de bestelling van je bedrijfsfiets. Als je aan alle voorwaarden voldoet, keurt het DCPA je bestelling goed. Je kunt de status van je bestelling verder opvolgen en de verwachte leverdatum van je bedrijfsfiets raadplegen in het KBC MoveSmart-portaal(opent in nieuw venster)
Zodra het DCPA je bedrijfsfiets bij de fietshandelaar bestelde, ontvang je een e-mail van drivercare@kbcautolease.be(opent in uw e-mail applicatie). Als de fietshandelaar de vermoedelijke levertermijn van je bedrijfsfiets heeft doorgegeven aan KBC Autolease, ontvang je hierover ook een e-mail.
Je kunt je bestelling annuleren als je je bedrijfsfiets nog niet bent gaan halen bij de fietshandelaar. Hiervoor betaal je een kost van 250 euro aan KBC Autolease. Deze wordt verhoogd met de administratieve kosten en de eventueel gemaakte kosten door KBC Autolease. De administratieve kosten kunnen vervallen in overeenkomst met de fietshandelaar.
- Stap 9
De levering van je bedrijfsfiets vindt plaats tussen 1 januari en 15 december. Wanneer je bedrijfsfiets bij de fietshandelaar is geleverd, ontvang je hierover een e-mail. Je maakt dan zelf een afspraak met de fietshandelaar om je bedrijfsfiets op te halen. Je start vanaf de levering van de bedrijfsfiets.
Wordt je bedrijfsfiets vroeger of later geleverd? Dan heeft dit impact op je flexbudget. Meer informatie vind je op de webpagina ‘Het flexbudget voor je bedrijfsfiets’.