Wat is online proctoring?

Wij definiëren online proctoring als een manier om een toets online af te nemen, onafhankelijk van plaats. Tijdens de toets houd je toezicht onder gecontroleerde voorwaarden, vaak door speciale software te gebruiken.

Online proctoring: alleen als het echt nodig is

Het is belangrijk dat je online proctoring alleen gebruikt wanneer het écht noodzakelijk is. In de praktijk komt dat zelden voor. Vaak heb je alternatieven ter beschikking die minder raken aan de privacy van je leerlingen en die hen niet aan online controle gewoon maken. Door een andere evaluatie te kiezen, maak je proctoring vaak overbodig.

Ben je toch van plan om proctoringsoftware aan te kopen en te gebruiken? Lees dan eerst dit artikel tot het eind.

Privacy: voorrang op proctoring

Bij online proctoring moet je de privacy van je leerlingen respecteren. Het is niet de bedoeling dat je leraren onbeperkt toegang hebben tot hun digitale toestellen. Wil je online proctoring toch verplichten? Dan moet je kunnen aantonen dat je zo’n proctoringsoftware nodig hebt ‘om een taak uit te voeren die je in het kader van het algemeen belang uitoefent’. Dat wil zeggen: je mag online proctoring niet verplicht maken als je op andere manieren kunt examineren en evalueren. Het gevolg daarvan: als afstandsonderwijs niet verplicht is, kun je online proctoring niet opleggen.

Verschillende vormen van proctoring

Blijkt dat online proctoring de enige oplossing is? Dan heb je verschillende manieren om je leerlingen te controleren. Je leraren kunnen tijdens een toets via de webcam van je leerlingen meekijken, of achteraf een opname bekijken. Ze kunnen ook meekijken op het computerscherm en controleren welke muisbewegingen je leerlingen maken en welke bestanden ze openen. Er zijn ook programma’s om beelden te (laten) analyseren, automatisch via een algoritme of door een externe firma.

Gebonden aan de GDPR

Omdat je meekijkt in de persoonlijke omgeving van je leerlingen, brengt online proctoring risico’s met zich mee. De software verwerkt persoonsgegevens, wat wil zeggen dat je rekening moet houden met de verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR). Daarover kom je meer te weten in het artikel ‘Online toezicht op toetsen en examens’(opent in nieuw venster).

Rechtsgrond kiezen

De belangrijkste vraag die de AVG stelt: is er een rechtsgrond om proctoring te gebruiken? Je leerlingen om toestemming vragen, is geen geldige rechtsgrond omdat kan worden getwijfeld dat ze die toestemming vrijwillig gaven. Als je leerlingen geen toestemming geven, moet je een alternatief voorzien, wat vaak niet haalbaar is. In de AVG staan 6 rechtsgronden(opent in nieuw venster). Je moet zelf bepalen welke rechtsgrond je toepast.

Gerechtvaardigd belang

In de praktijk gebruiken scholen de rechtsgrond ‘gerechtvaardigd belang’. Je leerlingen moeten dan vooraf geen toestemming geven om hun persoonsgegevens te laten verwerken. Bij online proctoring worden ze in beeld en geluid opgenomen tijdens een toets. Dan weegt het noodzakelijke, gerechtvaardigde belang van je school zwaarder dan de rechten en de vrijheden van je leerlingen (artikel 6.1 f in de AVG). Lees in een artikel van SURF hoe de Vrije Universiteit in Nederland haar rechtsgrond voor online proctoring koos(opent in nieuw venster).

Check de functies van je software

Daarnaast moet je bekijken welke functionaliteiten je software heeft. Die mag geen andere gegevens van je leerlingen en hun digitale toestel verzamelen en bijhouden. Dat kun je het best opnemen in een GEB of DPIA – zie stap 4 hieronder. Naast controleren kan je software ook statistieken bijhouden. Je softwareleverancier mag die statistieken niet voor eigen gewin gebruiken. Sluit daarom altijd een verwerkersovereenkomst met hem af – zie stap 6 hieronder.

Samengevat: is online proctoring in bepaalde situaties echt nodig? Gebruik je software dan heel kritisch.

Stappenplan: zo ga je met online proctoring aan de slag

Wanneer je online proctoring gebruikt, mag je dus verschillende zaken niet uit het oog verliezen. Met dit stappenplan gebaseerd op het artikel ‘Fraude voorkomen bij digitaal toetsen’(opent in nieuw venster) kun je online proctoring op een structurele manier in je school invoeren.

1. Zijn er alternatieven?

Kun je de leerdoelen die je wilt toetsen ook anders evalueren? Als je die alleen met proctoring kunt bereiken, moet je een afsprakenkader opmaken. Zo zijn voor iedereen de regels duidelijk.

2. Wat wil je testen?

Je keuze voor proctoring hangt ook af van het doel van je evaluatie. Voor een tussentijdse formatieve toets is het niet nodig om je leerlingen te controleren. Wil je een summatieve toets afnemen die meetelt in de eindbeslissing die je over je leerlingen neemt? Dan kan een bepaalde mate van controle relevant zijn.

3. Wat zegt het schoolreglement?

Kies je voor een vorm van online proctoring, dan is het belangrijk dat je schoolreglement dat toestaat. Als dat niet zo is, moet je bekijken: 1) of je je reglement kunt aanpassen, 2) of je anders kunt evalueren. In het artikel ‘Keuzemodel veilige toetsafname’ (PDF bestand opent in nieuw venster)vind je inspiratie om de juiste vorm van online proctoring te kiezen.

4. Voer een GEB/DPIA uit

Zoals we al zeiden, loop je met online proctoring het risico dat je de privacy van je leerlingen schendt. Daarom kun je het best een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB of DPIA) opstellen. Een GEB geeft inzicht in de risico’s die gegevensverwerking voor je leerlingen inhoudt en de maatregelen die je neemt om die risico’s te dekken. Blijven de risico’s te groot, mag je geen online proctoring invoeren. De Vlaamse overheid heeft een handig sjabloon(opent in nieuw venster) om een GEB op te maken.

5. Kies de juiste software

Heb je stappen 1 tot 4 doorlopen en wil je online proctoring inzetten? Kies dan zeker de juiste software. In de ‘Richtlijnen bij gebruik van digitale middelen in het onderwijs’(PDF bestand opent in nieuw venster) van de Vlaamse Toezichtcommissie vind je belangrijke aandachtspunten om in je keuze rekening mee te houden.

6. Sluit een verwerkersovereenkomst af

Sluit een verwerkersovereenkomst af met de leverancier van je onlineproctoringsoftware. Die overeenkomst garandeert dat je leverancier de persoonsgegevens volgens de AVG verwerkt. Op de website ‘Privacy in het onderwijs’ vind je een modelovereenkomst(opent in nieuw venster). Laat je daarbij helpen door het aanspreekpunt voor informatieveiligheid in je school of de Data Privacy Officer (DPO) van je school(bestuur) of koepel.

7. Maak duidelijke afspraken over gegevensopslag en bewaartermijnen

De opnames van incidenten zijn gevoelige persoonsgegevens. Leg daarom vast:

  1. waar je de opnames van toetsen veilig opslaat en wie tot die opnames toegang heeft
  2. dat kopieën maken verboden is
  3. wanneer de opnames worden vernietigd. Meestal is dat zo snel mogelijk zodra het resultaat vaststaat en er geen bezwaar of beroep meer mogelijk is.

8. Bepaal gedragsregels

Je leraren krijgen via online proctoring toegang tot de privé-omgeving van je leerlingen. Daarom kun je beter gedragsregels vastleggen. Die bepalen hoe je leraren moeten omgaan met de informatie van de opnames. Wanneer is er een vermoeden van fraude? Wat moeten je leraren doen als ze een leerling verdenken van fraude? In hoeverre mogen ze een leerling daarover aanspreken? Vraag bij je onderwijskoepel of DPO of er al gedragsregels zijn die je kunt gebruiken.

9. Informeer leerlingen en ouders

Breng je leerlingen en ouders op de hoogte voor je met online proctoring begint. Hoe gebeurt die online controle? Op basis van welke signalen is er een vermoeden van fraude? Wat doe je als school met de informatie die de leraren zien? Organiseer op voorhand ook een oefentoets om je leerlingen met online proctoring vertrouwd te maken.

Vlaamse toetsen

Online proctoring is niet toegelaten bij de Vlaamse toetsen. Die toetsen worden op school afgelegd onder toezicht van een toetsassistent. Vind meer uitleg over de Vlaamse toetsen(opent in nieuw venster).