Overslaan en naar de inhoud gaan
Jeugd Jeugd

Aanvragen

Voor de aanvragen is een online reservatietool ontwikkeld, met een uitgebreide handleiding.

Inloggen of registeren

Reserveringsprogramma ULDK
Campagnebeeld registratie ULDK

Maak je account

Nog geen account? Het is mogelijk om het hele jaar door een account aan te maken en aan je vereniging te koppelen via de online reservatietool: 

  1. Maak je persoonlijke account aan 
  2. Zoek jouw vereniging in de databank 
  3. Vraag toegang tot jouw vereniging of voeg een nieuwe vereniging toe 

Wacht hier dus zeker niet mee tot op het allerlaatste moment.  

Registreerde jij je al vorig(e) ontleenseizoen(en) en dien je ook dit jaar voor jouw vereniging de aanvraag in? Dan kun je gebruik maken van jouw reeds bestaande persoonlijke account. 

Opgelet: Je persoonlijke account moet gelinkt zijn aan je vereniging, maar mag je niet delen met andere personen (ook niet met je eventuele opvolger binnen je vereniging). Je kan wel meerdere personen aan een vereniging verbinden. 

Wanneer en hoe aanvragen

Jeugdverenigingen dienen hun aanvraag voor het komende uitleenseizoen ten vroegste in op de eerste maandag na de herfstvakantie (om 9 uur) en ten laatste 1 maand voor de gewenste afhaaldatum. 

Andere verenigingen, onderwijsinstellingen, MFC’s en overheden kunnen de aanvraag voor het volgende ontleenseizoen ten vroegste op 1 januari van dat jaar indienen, en ten laatste 1 maand voor de gewenste afhaaldatum.  

Als je een groot evenement organiseert, moet je aanvraag minstens  2 maanden op voorhand binnen zijn. 

Aanvragen kunnen enkel ingediend worden via de reservatietool.

Aanvraag wijzigen en/of annuleren 

Annuleringen, aanpassingen van het toegezegde materiaal of wijzigingen van datum (afhaal-, inleveringdatum of periode van uitlening) moeten schriftelijk (brief of e-mail) aangevraagd te worden, zolang de status van de digitale aanvraag ‘in behandeling’ aangeeft. Van zodra de status wijzigt naar ‘vastgezet’ kunnen deze wijzigingen ook online aangevraagd worden. 

Wijzigingen doorgeven van contactgegevens en de plaats waar het toegezegde materiaal zal worden opgesteld, hetzij schriftelijk, per e-mail of digitaal, kan te allen tijde kosteloos. 

Vraag je minder dan 45 dagen voor de datum van afhaling van het materiaal een wijziging van de datum en/of het tijdstip aan, dan wordt je steeds een administratiekost van 30 euro aangerekend. 

Bij annuleringen en verminderingen van het toegezegde materiaal die minder dan 45 dagen voor de datum van afhaling van het materiaal aan de ULDK worden aangevraagd , blijft het volledige huurbedrag verschuldigd.

Bij annuleringen die minder dan 7 dagen voor de datum van afhaling worden meegedeeld, wordt bovendien een administratiekost van 30 euro aangerekend. Het zonder verwittigen niet komen opdagen op de vastgelegde datum van afhaling wordt als een annulering beschouwd. Ook in dit geval is het volledige huurbedrag verschuldigd en wordt een administratiekost van 30 euro aangerekend. 

Procedure

De ULDK verwerkt je online aanvraag en bezorgt je een toezeggings- of weigeringsformulier. Als jouw ontlening van materiaal in orde is, staan op dat formulier deze gegevens: 

  • het aantal bevestigde tenten; 
  • de plaats en het moment van afhaling en inlevering van het materiaal; 
  • het huurgeld dat je achteraf moet betalen; 
  • het aantal personen dat je moet voorzien voor het laden en lossen van het materiaal 

Wanneer de stock van een bepaalde tent uitgeput is, wordt die vervangen door een ander type. Er wordt  uiteraard rekening gehouden met de nodige slaapplaatsen.  

Bij een volledige weigering staat de reden duidelijk vermeld.  

Uitleendienst Kampeermateriaal
Waarborgen en beheren
02 251 69 43
Maandag tot vrijdag: 8 u. tot 12 u. - 12.30 u. tot 15.45 u.