Aanvraag indienen

Wie kan aanvragen

Voorwaarden en criteria

Aanvraag voorbereiden

Hoe aanvragen

Indiendatum

Beoordeling aanvraag

Meer info en hulp

Collectiebeherende organisaties (musea, culturele archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken) komen in aanmerking voor een kwaliteitslabel als zij de volgende functies evenwichtig uitoefenen:

• herkennen en verzamelen
• behouden en borgen
• onderzoeken
• presenteren en toeleiden
• participeren 

Ontvankelijkheidsvoorwaarden

Een aanvraag is ontvankelijk als:

• de aanvraag tijdig en volledig werd ingediend;
• de collectiebeherende organisatie wordt beheerd door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of door een publiekrechtelijke rechtspersoon;
• de collectiebeherende organisatie gevestigd is in Vlaanderen of een Nederlandstalige organisatie is gevestigd in Brussel.

Erkenningsvoorwaarden

Om een kwaliteitslabel te krijgen en behouden moet je:

• beschikken over een collectie cultureel erfgoed. Daaraan voldoe je als:
  • de collectie door de onderlinge samenhang en het profiel ervan, de verbanden en de context, de mogelijke uniciteit of de materiële waarde ervan door een cultureel-erfgoedgemeenschap voldoende belangrijk wordt geacht om daarvoor een cultureel-erfgoedwerking uit te voeren;
  • je over het eigendoms- of genotsrecht voor een langere periode beschikt van de kern van de collectie cultureel erfgoed;
  • als de collectiebeherende organisatie is ondergebracht in een privaatrechtelijke rechtspersoon. beschikt over statuten waarin de bestemming van de collectie cultureel erfgoed bij ontbinding van de organisatie is opgenomen.
• een permanente collectiebeherende organisatie zijn:
  • ten dienste van de gemeenschap en de ontwikkeling ervan;
  • die toegankelijk is voor het publiek.

Criteria voor het kwaliteitslabel

De kwaliteit van de werking van de collectiebeherende organisatie wordt getoetst a.d.h.v. vier criteria:

1. Uitvoeren van de functies:
   • herkennen en verzamelen: Een collectiebeherende organisatie voert een collectiebeleid, beschreven in het collectieplan, op basis van het profiel en de samenhang van de collectie. De organisatie beschikt over een digitale inventaris, een digitaal bestandsoverzicht of een digitale catalogus opgesteld volgens de internationale beschrijvingsstandaarden.
   • behouden en borgen: Een collectiebeherende organisatie volgt de actuele toestand van de collectie op en neemt maatregelen voor het behouden en borgen.
   • onderzoeken: Een collectiebeherende organisatie voert wetenschappelijk onderzoek uit of faciliteert wetenschappelijk onderzoek op basis van de collectie cultureel erfgoed of het profiel ervan.
   • presenteren en toeleiden: 
     • Een museum beschikt over een presentatie van de collectie cultureel erfgoed.
     • Een culturele archiefinstelling of een erfgoedbibliotheek maakt actief werk van het presenteren van en toeleiden naar de collectie.
     • De organisatie voert een publieksbeleid met inbegrip van een communicatiebeleid.
     • De organisatie is het hele jaar geopend voor individuele bezoekers.
     • Een museum is ten minste vijftien uur per week geopend, gespreid over minstens drie dagen waarvan één dag in het weekend.  
     • Een culturele archiefinstelling of een erfgoedbibliotheek is ten minste twee dagen per week geopend.
     • De organisatie zet ook in op toegankelijkheid voor specifieke doelgroepen.
   • participeren: Een collectiebeherende organisatie heeft aandacht voor het actief betrekken van de maatschappij, in het bijzonder van cultureel-erfgoedgemeenschappen, bij de werking.

     Bij het uitvoeren van de functies hanteer je aan het erfgoed aangepaste, algemeen aanvaarde internationale standaarden en pas je kwaliteitsvolle werkvormen en -methodes toe.
      

2. Schaalgrootte en reikwijdte van de professionele cultureel-erfgoedwerking
   • Personeel en vrijwilligers: 
     • ten minste een halftijdse conservator, archivaris of bibliothecaris;
     • gekwalificeerd personeel om de functies te vervullen, waarvan ten minste een voltijds equivalent aan inhoudelijke medewerkers; 
     • voldoende professionele of vrijwillige medewerkers.
   • Samenwerken
   • Deontologische code
      
3. Infrastructuur
   De collectiebeherende organisatie beschikt minimaal over:
   • Presentatie- en publieksruimte
   • Ruimte voor depot en behoud en beheer
   • Ruimte voor wetenschappelijk onderzoek
      
4. Zakelijk beleid
   • Visie en doelstellingen
   • Aansturing door bestuursorgaan of bevoegd gezag
   • Organisatiestructuur met duidelijke afspraken over procedures en bevoegdheden
   • Personeels- en verloningsbeleid afgestemd op de schaalgrootte van de organisatie
   • Stabiele financiële basis en gezond financieel beleid
   • Zorg voor eigen archief 

De handleiding kan je helpen bij het invullen van je aanvraag.

Houd bij het opstellen van je aanvraag rekening met de deontologische regels voor het behalen van een kwaliteitslabel:

• Regels voor musea: de deontologische code zoals beschreven door "The International Council of Museums".
• Regels voor culturele archiefinstellingen: de deontologische code zoals beschreven door "The International Council on Archives".
• Regels voor erfgoedbibliotheken: de deontologische code zoals beschreven door "The International Federation of Library Associations and Institutions". Ter info, de VVBAD maakte ook een beroepscode op voor informatieprofessionals in bibliotheken en documentatiecentra. 

Binnenkort kun je een kwaliteitslabel aanvragen via de webapplicatie KIOSK.

Elk jaar kan je uiterlijk op 15 januari een kwaliteitslabel aanvragen. 

Uiterlijk op 1 februari ontvang je een bericht met de melding of je aanvraag ontvankelijk is. 

Voor elke aanvraag worden experten uit een vooraf samengestelde expertenpool geselecteerd om de werking van de betreffende organisatie door te lichten. Samen met die experten toetst het departement de inhoud en de werking van de collectiebeherende organisatie aan de voorwaarden en de criteria. Zo wordt een advies opgesteld over de toekenning van het kwaliteitslabel.

Vervolgens wordt een voorlopig advies opgemaakt en bezorgd aan de gemeente of aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie (indien de aanvrager in Brussel is gevestigd). Zij kunnen een reactie formuleren op het voorlopige advies. Na de verwerking van die reacties, bezorgen we het definitieve advies aan de minister. Het is steeds de Vlaamse minister van cultuur die de finale beslissing neemt over het al dan niet toekennen van een kwaliteitslabel. De minister neemt de beslissing uiterlijk op 1 juli.

Voor advies en begeleiding kan je terecht bij FARO. Ook bij de cultureel-erfgoedcellen kan je terecht voor hulp.