Aanvraag indienen

• Wie kan aanvragen
• Voorwaarden en criteria
• Aanvraag voorbereiden
• Hoe aanvragen
• Indiendatum
• Beoordeling aanvraag
• Meer info en hulp

Collectiebeherende organisaties (musea, culturele archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken) komen in aanmerking voor een kwaliteitslabel als zij de volgende functies evenwichtig uitoefenen:

• herkennen en verzamelen
• behouden en borgen
• onderzoeken
• presenteren en toeleiden
• participeren 

Ontvankelijkheidsvoorwaarden

Een aanvraag is ontvankelijk als:

• de aanvraag tijdig en volledig werd ingediend;
• de collectiebeherende organisatie wordt beheerd door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of door een publiekrechtelijke rechtspersoon;
• de collectiebeherende organisatie gevestigd is in Vlaanderen of een Nederlandstalige organisatie is gevestigd in Brussel.

Erkenningsvoorwaarden

Om een kwaliteitslabel te krijgen en behouden moet je:

• beschikken over een collectie cultureel erfgoed. Daaraan voldoe je als:
  • de collectie door de onderlinge samenhang en het profiel ervan, de verbanden en de context, de mogelijke uniciteit of de materiële waarde ervan door een cultureel-erfgoedgemeenschap voldoende belangrijk wordt geacht om daarvoor een cultureel-erfgoedwerking uit te voeren;
  • je over het eigendoms- of genotsrecht voor een langere periode beschikt van de kern van de collectie cultureel erfgoed;
  • als de collectiebeherende organisatie is ondergebracht in een privaatrechtelijke rechtspersoon. beschikt over statuten waarin de bestemming van de collectie cultureel erfgoed bij ontbinding van de organisatie is opgenomen.
• een permanente collectiebeherende organisatie zijn:
  • ten dienste van de gemeenschap en de ontwikkeling ervan;
  • die toegankelijk is voor het publiek.

Criteria voor het kwaliteitslabel

De kwaliteit van de werking van de collectiebeherende organisatie wordt getoetst a.d.h.v. vier criteria:

1. Uitvoeren van de functies:

   • herkennen en verzamelen: Een collectiebeherende organisatie voert een collectiebeleid, beschreven in het collectieplan, op basis van het profiel en de samenhang van de collectie. De organisatie beschikt over een digitale inventaris, een digitaal bestandsoverzicht of een digitale catalogus opgesteld volgens de internationale beschrijvingsstandaarden.

   • behouden en borgen: Een collectiebeherende organisatie volgt de actuele toestand van de collectie op en neemt maatregelen voor het behouden en borgen.

   • onderzoeken: Een collectiebeherende organisatie voert wetenschappelijk onderzoek uit of faciliteert wetenschappelijk onderzoek op basis van de collectie cultureel erfgoed of het profiel ervan.

   • presenteren en toeleiden: 

     • Een museum beschikt over een presentatie van de collectie cultureel erfgoed.

     • Een culturele archiefinstelling of een erfgoedbibliotheek maakt actief werk van het presenteren van en toeleiden naar de collectie.

     • De organisatie voert een publieksbeleid met inbegrip van een communicatiebeleid.

     • De organisatie is het hele jaar geopend voor individuele bezoekers.

     • Een museum is ten minste vijftien uur per week geopend, gespreid over minstens drie dagen waarvan één dag in het weekend.  

     • Een culturele archiefinstelling of een erfgoedbibliotheek is ten minste twee dagen per week geopend.

     • De organisatie zet ook in op toegankelijkheid voor specifieke doelgroepen.

   • participeren: Een collectiebeherende organisatie heeft aandacht voor het actief betrekken van de maatschappij, in het bijzonder van cultureel-erfgoedgemeenschappen, bij de werking.

     Bij het uitvoeren van de functies hanteer je aan het erfgoed aangepaste, algemeen aanvaarde internationale standaarden en pas je kwaliteitsvolle werkvormen en -methodes toe.

2. Schaalgrootte en reikwijdte van de professionele cultureel-erfgoedwerking

   • Personeel en vrijwilligers: 

     • ten minste een halftijdse conservator, archivaris of bibliothecaris;

     • gekwalificeerd personeel om de functies te vervullen, waarvan ten minste een voltijds equivalent aan inhoudelijke medewerkers; 

     • voldoende professionele of vrijwillige medewerkers.

   • Samenwerken

   • Deontologische code

3. Infrastructuur 

   De collectiebeherende organisatie beschikt minimaal over:

   • Presentatie- en publieksruimte
   • Ruimte voor depot en behoud en beheer
   • Ruimte voor wetenschappelijk onderzoek
      
4. Zakelijk beleid
   • Visie en doelstellingen
   • Aansturing door bestuursorgaan of bevoegd gezag
   • Organisatiestructuur met duidelijke afspraken over procedures en bevoegdheden
   • Personeels- en verloningsbeleid afgestemd op de schaalgrootte van de organisatie
   • Stabiele financiële basis en gezond financieel beleid
   • Zorg voor eigen archief 

 Informeer je over de voorwaarden en criteria voor je een erkenningsaanvraag opmaakt. Zo weet je welke informatie we nodig hebben.

Je aanvraag verloopt digitaal via de webapplicatie KIOSK. KIOSK omvat verschillende rubrieken. Stel je museum, culturele archiefinstelling of erfgoedbibliotheek voor. Geef je visie en doelstellingen en evalueer kort de werking van de organisatie. Beschrijf uiteraard de collectie en situeer het belang ervan. In volgende vrije bijlagen kan je meer toelichting geven:

• organogram
• collectieplan
• overzicht financiële situatie

Bij de aanvraag moet je een ingevulde vragenlijst opladen. Die vragenlijst peilt naar verschillende aspecten van de cultureel-erfgoedwerking. Volgende blokken komen aan bod:

• uitvoering van de functies
• schaalgrootte en reikwijdte
• infrastructuur
• zakelijk en financieel beheer

Bekijk de presentatie voor een beknopt overzicht van het erkenningsinstrument en de procedure.

Heb je hulp nodig om je aanvraag helder te krijgen? De adviseurs van FARO begeleiden je graag.
 

Houd bij het opstellen van je aanvraag rekening met de deontologische regels voor het behalen van een kwaliteitslabel:

Via de webapplicatie KIOSK kun je online een erkenningsaanvraag indienen. Meer informatie over het gebruik van KIOSK vind je in de handleiding.

Tip: Je kunt je aanvraag exporteren via het print-icoon.

Elk jaar kan je uiterlijk op 15 januari een kwaliteitslabel aanvragen. Zodra je aanvraagdossier volledig is, mag je het indienen. Je hoeft niet te wachten tot de uiterste indiendatum.

Uiterlijk op 1 februari ontvang je een bericht met de melding of je aanvraag ontvankelijk is. 

Voor elke aanvraag worden experten uit een vooraf samengestelde expertenpool geselecteerd om de werking van de betreffende organisatie door te lichten. Samen met die experten toetst het departement de inhoud en de werking van de collectiebeherende organisatie aan de voorwaarden en de criteria.

Vervolgens wordt een voorlopig advies opgemaakt en bezorgd aan de gemeente, als de organisatie niet beheerd wordt door die gemeente. Als de aanvrager in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad ligt, wordt het voorlopig advies bezorgd aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De gemeente of Vlaamse Gemeenschapscommissie kan een reactie formuleren op het voorlopige advies.

Op basis van het voorlopige advies en de eventuele reactie, bezorgen we het definitieve advies aan de minister. Het is steeds de Vlaamse minister van Cultuur die de finale beslissing neemt over het al dan niet toekennen van een kwaliteitslabel. De minister neemt de beslissing uiterlijk op 1 juli.

Voor advies en begeleiding kan je terecht bij FARO. Ook bij de cultureel-erfgoedcellen kan je terecht voor hulp.