Overslaan en naar de inhoud gaan
Cultuur Cultuur

Werkingssubsidie voor collectiebeherende organisaties

Wat

Een werkingssubsidie voor collectiebeherende organisaties in het kader van het Cultureelerfgoeddecreet dient als financiële ondersteuning voor musea, cultureel-archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken die de basistaken van de cultureel-erfgoedwerking uitvoeren:

  • herkennen en verzamelen van cultureel erfgoed;
  • behouden en borgen van cultureel erfgoed;
  • onderzoeken van cultureel erfgoed;
  • presenteren en toeleiden van cultureel erfgoed;
  • participatie aan cultureel erfgoed stimuleren.

Voor wie

Een werkingssubsidie voor collectiebeherende organisaties wordt alleen toegekend aan musea, cultureel-archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken met een werking die voldoet voor een indeling bij het Vlaamse of regionale niveau. Je kan een aanvraag voor indeling bij het landelijke of regionale niveau tegelijkertijd indienen met de aanvraag voor werkingssubsidies. Daarnaast komen ook collectiebeherende organisaties die aangeduid zijn als cultureel-erfgoedinstelling in aanmerking.

Als organisatie moet je:

  • beschikken over een kwaliteitslabel;
  • gevestigd zijn in Vlaanderen of in Brussel;
  • beheerd worden door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel.

Musea, cultureel-archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken met een voorbeeldwerking op internationaal niveau kunnen ook aangeduid worden als cultureel-erfgoedinstellingen.

Criteria

Ontvankelijkheidsvoorwaarden

Om in aanmerking te komen voor de werkingssubsidie voor collectiebeherende organisaties moet een organisatie:

  • beheerd worden door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel;
  • gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad;
  • tijdig een aanvraag indienen.

Bijkomende subsidiëringsvoorwaarde

De cultureel-erfgoedwerking van de organisatie staat op zichzelf en is geen onderdeel van een andere werking die uitgevoerd wordt binnen dezelfde organisatie in het kader van een omvangrijkere kerntaak.

Deze subsidiëringsvoorwaarde is niet van toepassing op stadsarchieven in centrumsteden.

Criteria voor indeling bij het landelijk of regionaal niveau

Om ingedeeld te worden bij het landelijk of regionaal niveau moet de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie de basistaken van de cultureel-erfgoedwerking (= functies) uitvoeren op landelijk of regionaal niveau. Daarnaast moet zij over het volgende beschikken:

  • Collectie cultureel erfgoed van landelijke of regionale betekenis
  • Cultureel-erfgoedwerking met een schaalgrootte en reikwijdte van landelijk of regionaal niveau
  • Adequate infrastructuur voor de uitvoering van de functies
  • Kwaliteitsvol zakelijk en financieel beheer waarbij de principes van goed bestuur worden toegepast.

Criteria voor de toekenning van een werkingssubsidie

  • Kwaliteit van de uitvoering van de functies
  • Kwaliteit van de samenwerking en netwerking met relevante partners, zowel binnen Vlaanderen als internationaal
  • Wijze waarop de strategische visie wordt uitgevoerd
  • Kwaliteit van het zakelijk beheer, en de haalbaarheid en het realiteitsgehalte van de begroting.

 

Criteria voor aanduiding als cultureel-erfgoedinstelling

Om aangeduid te worden als cultureel-erfgoedinstelling moet de organisatie de basistaken van de cultureel-erfgoedwerking (= functies) uitvoeren op internationaal niveau. Daarnaast moet zij over het volgende beschikken:

  • Collectie cultureel erfgoed van minstens landelijke betekenis
  • Cultureel-erfgoedwerking met een schaalgrootte en reikwijdte van internationaal niveau
  • Dienstverlenende rol op landelijk niveau, indien van toepassing
  • Maatschappelijke en culturele inbedding en engagement
  • Adequate infrastructuur voor de uitvoering van de functies
  • Performant zakelijk en financieel beheer met een dynamisch management en een solide financieel beleid, waarbij de principes van goed bestuur worden toegepast

De noodzaak voor een werkingssubsidie wordt aangetoond in de begroting, rekening houdend met de ontvangsten uit de werking.

Budget

Bij landelijke indeling en aan cultureel-erfgoedinstellingen wordt een variabele jaarlijkse werkingssubsidie toegekend.

Bij regionale indeling wordt een variabele jaarlijkse werkingssubsidie toegekend a.d.h.v. volgende subsidievork:

  • Van 75.000 euro tot 200.000 euro per jaar voor musea
  • Van 25.000 euro tot 75.000 euro per jaar voor culturele archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken

Indiendata

De subsidiëringsperiode van een werkingssubsidie voor collectiebeherende organisaties loopt over een termijn van vijf jaar. De huidige periode loopt van 1 januari 2019 tot 31 december 2023.

De deadline voor aanvragen voor de volgende periode is 15 december 2022.

Hoe aanvragen

Je kan een werkingssubsidie voor collectiebeherende organisaties aanvragen via de webapplicatie KIOSK.

Beoordeling van je aanvraag

Binnen de tien werkdagen na de uiterlijke indiendatum ontvang je een bericht met de melding of je aanvraag ontvankelijk is.

Vervolgens worden de ontvankelijke aanvragen verdeeld over verschillende beoordelingscommissies.  Deze toetsen de ontvankelijke aanvragen aan de criteria en formuleren een voorlopig advies.

Ter voorbereiding van dit voorlopig advies brengt (een delegatie van) de beoordelingscommissie een bezoek ter plaatse. Na het indienen van je aanvraag word je gecontacteerd voor een afspraak.

Repliek

Je kan het voorlopig advies consulteren via KIOSK. Na publicatie kan je binnen de tien werkdagen reageren via deze tool.

In deze repliek kan je reageren op feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies. Het indienen van een repliek is niet verplicht. Een repliek die niet gaat over feitelijke onjuistheden zal niet in overweging genomen worden door de beoordelingscommissie.

Rekening houdend met deze repliek, formuleert de bevoegde beoordelingscommissie een definitief advies.

De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies.

De steden, gemeenten of de Vlaamse Gemeenschapscommissie waar aanvragers gevestigd zijn, kunnen gehoord worden op basis van het definitieve advies.

Beslissing

Op basis van het definitieve advies en het horen van de lokale besturen, maakt het Departement Cultuur, Jeugd en Media een ontwerp van beslissing op en bezorgt dat aan de minister.

De minister van Cultuur bezorgt een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering. Vervolgens beslist de Vlaamse Regering over de indeling, de toekenning en het bedrag van de werkingssubsidie.

Binnen een termijn van tien werkdagen deelt het Departement Cultuur, Jeugd en Media de beslissing mee, samen met het definitieve advies.

Beroepsprocedure

Ben je niet tevreden met de wijze waarop je aanvraag werd behandeld? Dan kan je schriftelijk of mondeling een klacht indienen. Contacteer de Vlaamse Infolijn op het nummer 1700 voor meer info.

Je kan in beroep gaan tegen een beslissing bij de Raad van State. Je verzoekschrift moet binnen de 60 dagen aangetekend verstuurd worden naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 in 1040 Brussel. Op de website van de Raad van State vind je meer informatie over de procedure.

Beheersovereenkomst

Op basis van de beslissing wordt met de collectiebeherende organisaties, ingedeeld bij het landelijke niveau, een beheersovereenkomst gesloten. Hierin wordt het bedrag van de werkingssubsidie en de doelstellingen opgenomen.

Met de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties die regionaal worden ingedeeld wordt geen beheersovereenkomst gesloten. Deze organisaties worden tijdens de beleidsperiode geëvalueerd op de uitvoering van de functies volgens de decretale bepalingen die na de beslissing worden gecommuniceerd.

Toekenning en uitbetaling

Een werkingssubsidie wordt toegekend voor een beleidsperiode van vijf jaar en wordt jaarlijks uitbetaald. Het bedrag kan jaarlijks geïndexeerd worden.

De subsidie wordt in verschillende schijven uitbetaald:

  • Het voorschot van 90% wordt uitbetaald vanaf 1 februari.
  • Het saldo van 10% wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.

Eens de werkingssubsidie is toegekend moet je het logo van de Vlaamse Gemeenschap vermelden in al je communicatie.

Organisaties die een werkingssubsidie voor collectiebeherende organisaties ontvangen, moeten jaarlijks op 1 april een jaarverslag over het voorbije jaar indienen via KIOSK.

Het jaarverslag bestaat uit:

  • Inhoudelijk verslag met een rapportage over de doelstellingen
    • Voor organisaties ingedeeld bij het landelijke niveau zijn deze doelstellingen opgenomen in de beheersovereenkomst.
    • Voor organisaties ingedeeld bij het regionaal niveau, betreffen de doelstellingen de kwaliteitsvolle uitvoer van de functies op regionaal niveau en het opvolgen van de aandachtspunten van de Vlaamse Regering.
  • Financieel verslag: de jaarrekening, het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor en een overzicht van de individuele bezoldigingen
  • Lijst met beleidsrelevante gegevens, waarvoor het Departement Cultuur, Jeugd en Media een model voorziet

Als de werkingssubsidie is toegekend aan een bestuur, of aan een cultureel-erfgoedorganisatie die onderdeel is van een bestuur, kan het financieel verslag bestaan uit:

  • Overzicht van de kosten en de opbrengsten
  • Verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe  weergave van het overzicht van de kosten en de opbrengsten
  • Overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt

Toezicht en controle

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media oefent toezicht uit op de werkingssubsidie door:

  • controle op het jaarlijkse jaarverslag;
  • maximaal twee evaluaties, eventueel bijgestaan door externe experten.

De evaluaties kunnen aangevuld worden met gesprekken en plaatsbezoeken. Bij ernstige tekortkomingen kunnen volgende sancties worden opgelegd:

  • inhouding of terugvordering van een deel van of van de toegekende werkingssubsidie;
  • definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.

Vragen

Hulp nodig bij de aanvraag van een werkingssubsidie? Heb je vragen over financiële steunmaatregelen in het kader van het cultureelerfgoeddecreet?

Contacteer het departement via kiosk@vlaanderen.be i.v.m. technische vragen of neem contact op met het team Cultureel erfgoed i.v.m. inhoudelijke vragen.

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed kan jou  helpen om je subsidieaanvraag correct op te stellen.

Team Cultureel erfgoed
Subsidiëren en erkennen
02 553 68 42